Dalam lingkup pekerjaan HRD, salah satu pekerjaan yang kerap dilakukan adalah kegiatan surat menyurat. Berbagai macam dokumen telah ditulis oleh HRD untuk keperluan karyawan dan perusahaan, salah satu surat yang kerap kali dibuat oleh HRD ketika ada rekrutmen karyawan berlangsung adalah surat perintah kerja.
Key Takepoints
- Surat perintah kerja atau SPK adalah sebuah dokumen yang berisi instruksi dari pemberi tugas kepada penerima tugas untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.
- Surat Perintah Kerja (SPK) adalah salah satu dokumen penting di bidang profesional dan memiliki berbagai manfaat untuk karyawan.
- Terdapat beberapa komponen wajib yang harus ada dalam surat perintah kerja
Mengenal Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja atau SPK adalah sebuah dokumen yang berisi instruksi dari pemberi tugas kepada penerima tugas untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Ada beberapa informasi yang harus dicantumkan dalam SPK, seperti jenis pekerjaan yang harus dilakukan, batas waktu penyelesaian, biaya, serta konsekuensi jika target tidak tercapai.
Mengapa SPK sangat penting? Selain sebagai bukti kerjasama antara perusahaan dan pekerja, SPK juga memberikan perlindungan hukum serta hak kepada kedua belah pihak yang terlibat.
Manfaat Utama SPK
Surat Perintah Kerja (SPK) adalah salah satu dokumen penting di bidang profesional. Dokumen ini memiliki beberapa manfaat yang perlu diketahui. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari SPK:
Kontrak Kerja
SPK berfungsi sebagai sebuah kontrak bagi pegawai yang dipekerjakan. Setiap perusahaan yang merekrut karyawan atau pegawai harus membuat kontrak. Kontrak ini berisi informasi tentang hak dan kewajiban pegawai, aturan tentang hal-hal yang diperbolehkan dan tidak, dan ketentuan lainnya. Setelah SPK dikeluarkan, pegawai tersebut dianggap resmi bekerja dan menjadi bagian dari perusahaan.
Izin Masuk Area Tertentu
SPK dapat digunakan sebagai surat izin untuk memasuki area tertentu. Pemegang SPK yang dipilih sebagai representatif perusahaan dapat memperoleh izin untuk memasuki kawasan atau lembaga tertentu. Hal ini sangat penting untuk kelancaran aktivitas perusahaan.
Perlindungan Hukum atas Kerjasama
SPK juga dapat digunakan sebagai bukti perlindungan hukum atas kerjasama antara perusahaan dengan pihak lain. Jika terjadi pelanggaran dalam kerjasama tersebut, SPK dapat digunakan sebagai bukti untuk mencari sanksi yang tepat.
Dokumen Pinjaman Dana
SPK juga dapat digunakan sebagai dokumen syarat untuk meminjam dana. Beberapa instansi keuangan meminta SPK sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan kredit. Hal ini juga dapat dilakukan oleh perusahaan ketika ingin melakukan ekspansi sebagai bukti adanya kerjasama dengan pihak lain.
Format Penulisan Surat Perintah Kerja
Walau isi dari masing-masing SPK biasanya berbeda-beda, namun berikut adalah komponen yang wajib ada di dalam SPK:
1. Kop Surat
Kop surat biasanya terletak di bagian atas surat dan berisikan informasi seperti nama perusahaan atau instansi terkait, nomor telepon, logo, serta alamat. Walaupun kop surat tidak terlalu diwajibkan untuk dicantumkan, tetapi perusahaan tetap harus memasukkan kop surat. Tujuannya adalah untuk memberitahu penerima surat berbagai informasi mengenai pihak pemberi perintah, mulai dari nama perusahaan, alamat, nomor telepon yang dapat dihubungi hingga alamat email dan laman resmi perusahaan.
2. Nomor Surat
Masing-masing SPK tentu akan memiliki nomor surat yang berbeda satu sama lain. Hal ini agar memudahkan bagian administrasi untuk mendata setiap surat yang telah diedarkan dan menjadi bukti dokumentasi ketika terjadi kehilangan.
3. Identitas Penerima
Tentunya yang paling penting adalah identitas penerima. Jangan lupa untuk tuliskan nama lengkap, alamat, jabatan, serta nomor pegawai yang hendak diperintah. Bagian ini dibuat secara umum dengan tujuan untuk menjelaskan posisi pihak-pihak yang terlibat dalam proyek pengerjaan dan mengetahui kewajiban serta hak mereka dalam perjanjian pengerjaannya.
4. Isi Perintah
Tuliskan secara rinci segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang hendak diperintahkan baik itu durasi waktu kerja, kewajiban yang harus dilakukan, dan juga sanksi yang akan diberikan jika pekerja tidak melakukan perintah tersebut. Umumnya bagian ini akan dibuat secara singkat dan padat karena mementingkan penugasan yang diberikan kepada pihak pemberi perintah.
5. Rincian Upah
Pastikan untuk menulis dengan detail berapa upah atau gaji yang akan Anda berikan kepada pekerja. Dalam hal ini juga termasuk dalam detail kewajiban yang lainnya yang akan diterima oleh pihak penerima pekerjaan. Bagian ini juga akan mengatur mengenai hal-hal yang tidak boleh dilakukan dan dikategorikan sebagai wanprestasi, gaji ataupun upah untuk pihak penerima perintah.
6. Tanda Tangan
Agar SPK menjadi resmi dan sah di mata hukum, Anda sebagai pemilik perusahaan dan pekerja yang hendak di perintahkan wajib menandatangani SPK dan menuliskan nama lengkap di atas materai Rp10.000.
Umumnya surat perintah kerja dibuat sebanyak dua rangkap dokumen asli dan masing-masing pihak memiliki surat yang telah ditanda-tangani sebagai dokumen.
Jika Anda telah memahami bagian-bagian yang perlu disertakan dalam SPK, maka Anda dapat membuatnya dengan cepat. Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat SPK:
- Tuliskan informasi rinci tentang perusahaan atau instansi pemerintah tempat Anda bekerja, seperti nama lengkap, alamat email, alamat tempat, dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Pastikan nomor surat yang Anda tulis sesuai dengan nomor surat yang dikeluarkan di tempat Anda bekerja.
- Cantumkan identitas lengkap dari penerima perintah dan pemberi perintah, termasuk nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan jabatan masing-masing.
- Gunakan kalimat pengantar dan penutup surat yang tidak terlalu panjang.
- Jelaskan secara rinci tentang perintah yang harus dilakukan oleh pekerja. Gunakan bahasa yang mudah dipahami.
- Terakhir, jangan lupa untuk menandatangani SPK dan mencantumkan nama lengkap Anda atau pihak pemberi perintah lainnya di bagian bawah surat tersebut.
Dokumentasikan Pekerjaan Anda dengan Appsensi
Appsensi adalah aplikasi absensi online yang sangat cocok digunakan untuk berbagai industri. Khususnya industri yang mengharuskan karyawannya untuk bekerja secara on-site ataupun diluar kantor. Appsensi memiliki fitur Aktivitas yang dapat digunakan sebagai media untuk mendokumentasikan kegiatan karyawan selama bekerja diluar kantor.
Karyawan dapat mengatur lokasi, memasukkan foto dokumentasi sebagai lampiran dan menjadikannya pengingat untuk event. Dengan fitur ini, HR dan atasan dapat mengetahui kegiatan yang dilakukan oleh karyawan ketika tidak berada di kantor.
Selain itu, Appsensi memiliki berbagai fitur menarik lainnya yang sangat bermanfaat bagi HR. Fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi HRIS tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.Â
