Bagian Human Resource (HR) perusahaan membutuhkan perencanaan strategis tentang ketenagakerjaan, alias man-power planning atau yang juga bisa disebut strategic workforce planning.
Apa itu strategic workforce planning? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Key Takeaways
- Strategic workforce planning adalah strategi yang digunakan HR untuk memastikan perusahaan mendapatkan kandidat yang tepat untuk sebuah posisi yang juga tepat di waktu yang tepat.
- Perencanaan tenaga kerja dibedakan dalam 2 jenis, yaitu strategic planning dan operational planning.
- Proses strategic workforce planning meliputi analisis strategis, analisis tenaga kerja, analisis kebutuhan masa depan, mengidentifikasi celah, mengembangkan rencana aksi, serta memantau dan mengevaluasi.
Apa itu Strategic Workforce Planning?
Strategic workforce planning adalah strategi yang digunakan HR untuk memastikan perusahaan mendapatkan kandidat yang tepat untuk sebuah posisi yang juga tepat di waktu yang tepat. “Tepat” disini maksudnya, perusahaan tidak mengalami overstaffed atau kelebihan pekerja dengan keterampilan yang sama. Akan tetapi, perusahaan juga tidak mengalami understaffed atau kekurangan pekerja dengan keterampilan yang dibutuhkan.
Proses ini membantu perusahaan dalam menganalisis tenaga pekerja yang ada sekarang untuk memprediksi keterampilan kandidat yang dibutuhkan di masa mendatang. Selain itu, juga mengidentifikasi celah keterampilan yang ada, baik untuk waktu sekarang atau di masa depan.
Data dari CXC global menunjukkan bahwa sekitar 67% perekrut mengalami kesulitan saat menemukan kandidat yang tepat. Melansir dari Kalibrr, adanya strategic workforce planning dapat membantu perusahaan menjawab pertanyaan penting seputar sumber daya manusia. Adapun pertanyaan esensial yang dimaksud adalah sebagai berikut:
- Siapa kandidat yang patut untuk direkrut saat ini dan di masa depan?
- Apa keterampilan dan kemampuan khusus yang wajib dimiliki kandidat untuk sebuah posisi di perusahaan?
- Apa yang akan didapat kandidat ini setelah nantinya mereka berhasil menjadi pekerja?
- Bagaimana cara HR dan perusahaan menjaga agar pekerja memiliki loyalitas terhadap perusahaan?
Sementara itu, Indeed memberikan beberapa alasan mengapa strategic workforce planning penting bagi perusahaan, di antaranya:
- Memudahkan akuisisi bakat.
- Membantu perusahaan dalam mempelajari kesenjangan atau ketidaksesuaian keterampilan dengan posisi.
- Mengalokasikan budget untuk keperluan pengadaan pelatihan.
- Mengontrol biaya terkait tunjangan bagi karyawan.
- Mengantisipasi perubahan bisnis dengan efisien.
Jenis-Jenis Strategic Workforce Planning
Melansir dari My Robbin, perencanaan tenaga kerja dibedakan dalam 2 jenis, yaitu strategic planning dan operational planning. Berikut penjelasan selengkapnya terkait perbedaan kedua jenis perencanaan tenaga kerja:
1. Strategic Planning
Strategic planning juga dikenal dengan soft planning. Fokus dari strategic planning adalah memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang selaras dengan tujuan bisnis secara menyeluruh, visi, serta target jangka panjang.
Untuk menjalankannya, HR harus melakukan serangkaian prosedur, seperti melakukan analisis karyawan yang ada saat ini, memprediksi kebutuhan kandidat di masa mendatang, mengidentifikasi hambatan yang berkaitan dengan proses rekrutmen, serta mengembangkan strategi yang efektif.
Keuntungan menggunakan strategic planning, yaitu dapat meningkatkan kecepatan dalam memberikan informasi manajemen yang berkualitas. Hal ini akan berdampak pada kemampuan menganalisis dan meningkatkan performa dan produktivitas tenaga kerja.
2. Operational Planning
Operational planning berfokus pada perencanaan dan menentukan jumlah sumber daya manusia (SDM). HR memprediksi kandidat dengan keterampilan tertentu yang dibutuhkan untuk merampingkan operasional harian.
Operational planning membantu perusahaan menyusun jadwal kerja harian. Hal ini berguna membantu staf memahami setiap tugas serta mendorong produktivitas kerja. Dengan operational planning, HR juga dapat mempelajari potensi kesenjangan karyawan, menganalisis bakat dan mendistribusikannya, serta meneliti posisi yang tidak berpengaruh pada bisnis.
Keuntungan Memiliki Strategic Workforce Planning
1. Ketersediaan Tenaga Kerja yang Tepat
Strategic workforce planning memungkinkan HR untuk mengidentifikasi dan memastikan kebutuhan tenaga kerja sejalan dengan tujuan strategis perusahaan. Setelah mengetahui dengan pasti keterampilan dan kapasitas yang diperlukan, maka selanjutnya HR dapat mengembangkan strategi untuk merekrut, mempertahankan, dan mengembangkan karyawan yang sesuai.
2. Mengisi Kesenjangan Tenaga Kerja
Strategic workforce planning membantu HR memahami kesenjangan tenaga kerja pada posisi tertentu, membantu membentuk strategi perekrutan, penempatan tenaga kerja, dan pelatihan untuk mengatasi ketidakefisienan karyawan.
3. Pengelolaan Perubahan
Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, perusahaan sering menghadapi perubahan teknologi, persaingan pasar, dan tren industri. Strategic workforce planning dapat membantu HR dalam mengantisipasi dan mengelola perubahan dalam kebutuhan tenaga kerja.
Selain itu, HR juga dapat mengidentifikasi kebutuhan jenis keterampilan khusus yang mungkin timbul akibat perubahan tersebut. HR juga dapat melakukan langkah taktis yang diperlukan untuk mempersiapkan tenaga kerja dengan keterampilan yang relevan dengan perubahan industri maupun teknologi.
4. Menangani Masalah Demografi Karyawan
Strategic workforce planning juga berperan mengatasi masalah terkait demografi karyawan. Contohnya ketika perusahaan memiliki tenaga kerja yang sudah menua, mungkin perlu merekrut karyawan baru yang punya keterampilan sesuai kebutuhan bisnis saat ini. Perencanaan tenaga kerja yang efektif memudahkan HR mengidentifikasi masalah demografis dan mengembangkan strategi pencegahannya.
5. Efisiensi Sumber Daya Manusia
Dengan melakukan strategic workforce planning yang tepat, HR dapat mengoptimalkan penggunaan SDM. Hal ini termasuk menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan, mengelola perubahan kebutuhan tenaga kerja, dan memaksimalkan produktivitas serta kinerja perusahaan. Pengelolaan tenaga kerja secara efisien dapat menghemat biaya operasional perusahaan dan meningkatkan efisiensi.
6. Meningkatkan Retensi Karyawan
Strategic workforce planning dapat membantu HR memahami kebutuhan masa depan perusahaan. Dengan demikian, HR dapat menyusun rencana pengembangan karier karyawan, program pelatihan, dan jalur karier yang sesuai. Hal ini dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, memberikan motivasi, dan meningkatkan retensi karyawan potensial.
7. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan yang Berkelanjutan
Strategic workforce planning juga berperan dalam mendukung Corporate Social Responsibility (CSR) atau tanggung jawab sosial perusahaan untuk mewujudkan praktik bisnis yang berkelanjutan.
Dengan memperhatikan keberlanjutan bisnis, HR dapat mengembangkan kebijakan inklusif, mempertimbangkan keragaman dan inklusi, serta menjaga keseimbangan antara kepentingan bisnis, karyawan, dan masyarakat.
Secara garis besar, menerapkan strategic workforce planning membantu HR untuk mengoptimalkan kekuatan tenaga kerja yang ada di perusahaan, merespons perubahan, meningkatkan efisiensi, sekaligus memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat untuk mencapai tujuan strategis jangka panjang.
8. Menghemat Biaya
Perencanaan tenaga kerja menguntungkan perusahaan karena mampu menghemat biaya. Pasalnya, dengan merekrut karyawan dengan jumlah sesuai maka manajemen meminimalisir terjadinya over hiring yang berdampak pada bertambahnya beban finansial perusahaan.
Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Rekrutmen Internal dan Eksternal
Langkah-Langkah Melakukan Strategic Workforce Planning
Berikut 6 langkah melakukan strategic workforce planning:
1. Analisis Strategis
Langkah pertama adalah mengidentifikasi tujuan strategis jangka panjang perusahaan lalu mengenali kelebihan dan kekurangan setiap divisi perusahaan. Kenali juga divisi mana yang perlu dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
Setelah itu, hubungkan dengan kebutuhan tenaga kerja. Akan tetapi, jika perusahaan tidak memiliki anggaran yang cukup untuk melakukan perekrutan karyawan, maka perusahaan dapat memaksimalkan SDM yang dimiliki melalui penyelenggaraan pelatihan SDM.
Baca juga: OJT Adalah Metode Pelatihan Kerja Bagi Karyawan, Kenali di Sini
2. Analisis Tenaga Kerja Saat Ini
Selesai dengan langkah pertama, saatnya melakukan analisis komposisi tenaga kerja yang ada saat ini di perusahaan. Analisis ini termasuk keterampilan, kapasitas, kekurangan yang ada, penilaian terhadap keahlian karyawan, kebutuhan pelatihan, dan potensi pengembangan internal.
3. Analisis Kebutuhan Masa Depan
Analisa juga faktor eksternal perusahan, seperti tren industri, perubahan demografis, teknologi, dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Langkah ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi keterampilan baru yang mungkin diperlukan sekaligus memperkiraan perubahan kebutuhan tenaga kerja.
4. Identifikasi Celah
Setelah memperoleh gambaran tentang kebutuhan masa depan, selanjutnya lakukan perbandingan antara kebutuhan tenaga kerja masa depan dengan profil tenaga kerja yang ada saat ini. Hal ini bertujuan untuk menemukan celah atau ketidakcocokan yang ada. Cara ini dapat membantu mengetahui persisnya area mana di perusahaan yang mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan, pelatihan tambahan, atau perubahan dalam kebijakan perekrutan.
5. Pengembangan Rencana Aksi
Setelah mengetahui celah tenaga kerja, tahap selanjutnya adalah merancang dan melaksanakan rencana aksi untuk mengisi celah tenaga kerja yang teridentifikasi. Rencana ini meliputi pengadaan karyawan baru, pelatihan dan pengembangan, perumusan kebijakan perekrutan yang lebih efektif, atau kerja sama dengan mitra eksternal.
6. Pemantauan dan Evaluasi
Tahap terakhir adalah melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi serta meninjau kembali strategi tenaga kerja secara berkala. Tahap ini membantu perusahaan untuk menyesuaikan rencana mereka dengan perubahan kebutuhan. Selain itu, juga membantu menjaga kesesuaian antara tenaga kerja dan tujuan strategis perusahaan.
Demikian penjelasan lengkap mengenai strategic workforce planning. Dengan melakukan perencanaan strategis tenaga kerja, perusahaan dapat mengantisipasi kebutuhan masa depan, mengidentifikasi celah keterampilan, dan mengambil tindakan proaktif untuk mengisi kekosongan tersebut.
Semantara HR fokus merumusan staretgic workforce planning, untuk urusan absen, penggajian, dan pengelolaan SDM bisa diserahkan pada Appsensi. Appsensi merupakan aplikasi absensi online berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, penarikan laporan secara real-time, dan terintegrasi dengan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
