Mengenali SOP Kepegawaian dalam Administrasi Pemerintahan

Penetapan SOP bertujuan untuk mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang baik serta terpenuhinya hak masyarakat dalam memperoleh pelayanan publik secara maksimal. SOP sendiri tidak hanya soal bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Ada SOP kepegawaian yang mengatur jika karyawan izin, atau jika karyawan akan pindah tugas, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, berikut jenis-jenis SOP dalam Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan yang harus Anda ketahui. 

Key Takeaways 

• SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
• SOP dibedakan menurut sifat kegiatan, cakupan dan besar kegiatan, cakupan dan kelengkapan kegiatan, serta cakupan dan jenis kegiatan.

Pengertian SOP

Menurut Glints, SOP adalah sekumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan. Tujuannya untuk menjadi acuan melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing sumber daya manusia yang ada di perusahaan.

Sedangkan menurut Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara (PERMENPAN) Nomor 35 Tahun 2022, SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan, semua instansi pemerintahan harus membuat SOP Administrasi Pemerintahan yang mengacu PERMENPAN Nomor 35 Tahun 2022. SOP Administrasi Pemerintahan adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Melansir dari Hukum Online, SOP dalam sebuah perusahaan disusun oleh tim khusus yang terdiri dari tenaga-tenaga yang kompeten dari tiap divisi perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD manager, QMR (Quality Management Representative) manager, atau bahkan dengan menggunakan jasa konsultan SOP. 

Tujuan Penyusunan SOP 

Penyusunan SOP bertujuan untuk memberikan panduan bagi seluruh instansi pemerintah, baik di pusat maupun daerah dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP sesuai dengan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. 

Manfaat SOP

Melansir dari website BKD Cilacap, SOP memiliki sejumlah manfaat, diantaranya sebagai berikut.

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya.
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur.
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya.
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan. 

Baca juga: Peraturan Disiplin PNS Terbaru PP 94/2021, Pengganti PP 53/2010

Jenis-Jenis SOP 

Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan adalah sebagai berikut. 

1. SOP Berdasarkan Jenis Kegiatan 

a. SOP Teknis

SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.  Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan tunggal, seperti pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya. 

Adapun Contoh SOP Teknis adalah sebagai berikut

• SOP Pengagendaan Surat
• SOP Pemberian Disposisi. 
• SOP Perakitan Kendaraan, 
• SOP Pengujian Sampel di Laboratorium

b. SOP Administratif 

SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. 

Contoh SOP Administrasi adalah sebagai berikut.

• SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. 
• SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan.
• SOP Penanganan Surat Masuk
• SOP Pelayanan Pengujian Sampel Di Laboratorium

2. SOP Berdasarkan Cakupan dan Besar Kegiatan 

a. SOP Makro 

SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksanaanya. (misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y, yang mengirim surat adalah kurir). 

Contohnya, SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP makro dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis.

b. SOP Mikro 

SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar cakupannya. SOP mikro mencerminkan kegiatan yang dilakukan pelaksananya (misalnya kurir mengirim surat, yang mengirim adalah kurir itu sendiri bukan pelaksana lainnya). 

Contohnya, SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat SOP merupakan SOP mikro dari SOP Pengelolaan Surat.  

3. SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan 

a. SOP Final 

SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contohnya, SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. SOP Parsial 

SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contohnya, SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. 

4. SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan 

a. SOP Generik

SOP Generik (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di- SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaanya. Contohnya, SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP Pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst.

b. SOP Spesifik 

SOP Spesifik (Khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP- kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. Contohnya, SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.

Baca juga: Serba-Serbi Undang Undang Pelayanan Publik di Indonesia

Contoh SOP Kepegawaian

Adapun daftar SOP kepegawaian melasir dari Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Barat

• SOP Fasilitasi Penyediaan Narasumber
• SOP Izin Tugas Belajar
• SOP Pelaksanaan Rapat
• SOP Pelayanan Konsultasi
• SOP Pelayanan Tamu
• SOP Pelayanan Usulan TASPEN
• SOP Pembinaan PNS
• SOP Peminjaman Kendaraan Dinas Operasional
• SOP Penanganan Rumah Tangga Kantor
• SOP Penerbitan Pengajuan Angka Kredit
• SOP Penerbitan SK Kepala Perangkat Daerah
• SOP Penerbitan Surat Izin Cuti PNS
• SOP Penerbitan Surat Perintah Tugas
• SOP Pengagendaan Surat
• SOP Pengajuan Mutasi Keluar dari Pemerintah Prov Kalbar
• SOP Pengajuan Pensiun PNS
• SOP Pengajuan Usulan Laporan Pajak Penghasilan Pribadi
• SOP Pengamanan Kantor
• SOP Pengumpulan SKP (Sasaran Kinerja Pegawai)
• SOP Pengurusan Surat Keluar
• SOP Pengusulan ASN Teladan
• SOP Pengusulan Kenaikan Pangkat
• SOP Pengusulan Penghargaan SLKS
• SOP Pengusulan Perubahan Status CPNS Menjadi PNS
• SOP Pengusulan Peserta Diklat
• SOP Pengusulan Ujian Dinas
• SOP Penjatuhan Hukuman Disiplin PNS
• SOP Pelayanan Pengusulan Perubahan Jenjang Jabatan Fungsional Tertentu
• SOP Penerbitan Surat Keterangan Pemberitahuan Gaji Berkala Pegawai

1. SOP Pelayanan Penerbitan Kenaikan Gaji Berkala
2. SOP Pelayanan Pengusulan Kenaikan Pangkat Pilihan
3. SOP Pelayanan Pengusulan Kenaikan Pangkat
4. SOP Pengumpulan Sasaran Kinerja Pegawai
5. SOP Pengumpulan Satya Lencana
6. SOP Pengusulan Pangkat Pengabdian dan Pensiun
7. SOP Pengusulan Surat Cuti Izin PNS
8. SOP Penyusunan Formasi dan Bezetting

 Berikut format SOP Kepegawaian perihal surat keluar yang bisa Anda jadikan referensi.

Itulah penjelasan mengenai jenis-Jenis SOP dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Pon-poin diatas dapat Anda gunakan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pelayanan di unit kerja masing-masing. Sehingga, mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola data kepegawaian dengan sistematis, maka Anda bisa menggunakan Appsensi.

Appsensi adalah aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile dengan fitur-fitur bermanfaat untuk pengelolaan SDM dan payroll. Cocok digunakan oleh perusahaan, pemerintahan dan UMKM.

Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.