Personal assistant atau asisten pribadi adalah pekerjaan yang seringkali terkait dengan individu yang menempati jabatan tinggi, seperti eksekutif C-level atau jabatan penting di lingkungan pemerintahan.
Key Takeaways
- Seorang personal assistant (PA) adalah individu yang bertugas membantu dalam menjalankan tugas sehari-hari seseorang, terutama eksekutif, dalam lingkup bisnis atau organisasi.
- Ada tiga jenis PA, yaitu asisten pribadi, PA Artis, dan PA Eksekutif.
Sebagai seorang personal assistant, peran dan tanggung jawabnya sangat luas dan memerlukan berbagai kemampuan, termasuk kemampuan manajemen dan administrasi yang baik. Jika Anda tertarik untuk mengejar karier di bidang ini, berikut penjelasan lengkap mengenai personal assistant, mulai dari tugas-tugas yang diemban, prospek karier yang dapat dikejar, hingga perkiraan gaji yang dapat diperoleh, serta keterampilan atau skill yang penting untuk sukses dalam pekerjaan ini.
Tugas seorang personal assistant mencakup berbagai hal, seperti mengatur jadwal, menyusun rapat dan agenda atasan, mengelola komunikasi, dan membantu atasan dalam berbagai kegiatan sehari-hari. Mereka juga bertanggung jawab untuk mengingatkan tenggat waktu kerja yang penting serta berfungsi sebagai perantara komunikasi antara atasan dan pihak lain.
Jika Anda ingin mengetahui secara rinci mengenai tanggung jawab dan tugas seorang personal assistant, serta keterampilan apa saja yang dibutuhkan untuk berhasil dalam pekerjaan ini, simak artikel berikut hingga selesai.
Apa itu Personal Assistant?
Seorang personal assistant (PA) adalah individu yang bertugas membantu dalam menjalankan tugas sehari-hari seseorang, terutama eksekutif, dalam lingkup bisnis atau organisasi. Peran personal assistant dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan preferensi atasan yang dibantu.
Dalam pekerjaannya, seorang personal assistant atau asisten pribadi (PA) seringkali mengemban berbagai tugas terkait urusan atasan, baik yang bersifat profesional maupun pribadi. Tujuannya adalah untuk membebaskan waktu atasan dari tugas-tugas yang dianggap kurang mendesak, sehingga atasan dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih penting atau strategis.
Meskipun personal assistant seringkali dianggap serupa dengan sekretaris, sebenarnya ada perbedaan mendasar di antara keduanya. Perbedaan utamanya terletak pada siapa mereka bekerja.
Seorang personal assistant bekerja secara eksklusif untuk satu individu saja. Tugas personal assistant meliputi membantu orang tersebut dalam urusan yang bersifat personal.
Sementara itu, sekretaris biasanya bekerja dalam tim atau departemen tertentu. Seorang sekretaris tidak secara khusus membantu satu individu saja secara personal, melainkan bekerja untuk mendukung anggota tim atau departemen dalam berbagai aspek administratif.
Tugas Personal Assistant dan Tanggung Jawabnya
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, seorang personal assistant memiliki peran penting dalam membantu individu dengan jabatan tinggi mengurus tugas-tugas yang kurang mendesak. Hal ini memungkinkan orang yang dibantu untuk fokus pada tugas-tugas lain yang lebih krusial.
Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh seorang personal assistant:
- Menjadwalkan pertemuan dan kegiatan terkait pekerjaan.
- Mengurus panggilan telepon, merespons email, dan menyortir surat-menyurat.
- Bertindak sebagai notulis pribadi dalam pertemuan.
- Menyiapkan ruang dan perlengkapan untuk pertemuan.
- Menyiapkan berkas dan dokumen yang diperlukan oleh atasan.
- Mengatur rencana perjalanan atasan, seperti memesan tiket pesawat, akomodasi, dan transportasi di lokasi tujuan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
Baca juga: Memahami Peran Top Management, Level Tertinggi dalam Perusahaan
Jenis-Jenis Personal Assistant
Pada dasarnya, ada beberapa jenis personal assistant sesuai dengan bidangnya, antara lain:
1. Asisten Pribadi
Jenis personal assistant pertama adalah asisten pribadi. Seorang asisten pribadi bekerja secara pribadi untuk mengurus hal-hal yang bersifat personal dari atasannya.
Jenis PA ini berperan membantu atasan dalam menjalankan beragam aktivitas sehari-hari. Tugasnya meliputi mengelola jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga, dan mengatur pertemuan dengan rekan kerja. Atasannya dapat berasal dari berbagai kalangan, dan tugas PA akan disesuaikan dengan kebutuhan khusus atasan yang bersangkutan. Dengan begitu, seorang private personal assistant dapat menjadi sosok yang sangat berarti dalam membantu kelancaran kehidupan pribadi dan profesional atasannya.
2. Personal Assistant Artist
Personal Assistant Artist merupakan personal assistant (PA) yang melayani selebriti. Jam kerja yang dibutuhkan juga bisa sangat berbeda, karena kesiapan dan ketersediaan Anda mungkin harus siaga 24 jam untuk menangani hal-hal yang bersifat mendadak dan harus mampu menjaga privasi sang artis.
Sebagai PA selebriti, Anda akan sering berinteraksi dengan berbagai orang, seperti wartawan atau staf televisi yang ingin berhubungan dengan artis yang Anda layani. Selain itu, pekerjaan ini hampir pasti akan membawa Anda masuk ke dalam dunia gaya hidup mewah yang menjadi bagian dari kehidupan sang artis.
3. Personal Assistant Eksekutif
Jabatan sebagai seorang PA eksekutif termasuk dalam kategori yang sangat bergengsi. Berbeda dari jenis PA lainnya, seorang PA eksekutif bertugas untuk mendukung atasan yang beroperasi di dunia bisnis atau berada di posisi penting, seperti CEO atau direktur di tingkat dewan.
Sebagai seorang PA eksekutif, Anda harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang perusahaan tempat Anda bekerja dan mengenal dengan baik para pemangku kepentingan utama di perusahaan tersebut.
Tidak hanya itu, kemampuan untuk mengidentifikasi dan berhubungan dengan orang-orang penting lainnya dalam perusahaan juga menjadi bagian penting dari pekerjaan Anda. Sebagai PA eksekutif, Anda akan memiliki peran yang strategis dalam mendukung kesuksesan dan efisiensi atasan serta perusahaan secara keseluruhan.
Baca Juga : Kode Etik Profesi: Pengertian, Tujuan, Prinsip, dan Manfaat
Skill yang Dibutuhkan Personal Assistant
Pada dasarnya, ada beberapa skill yang dibutuhkan untuk bekerja sebagai PA, antara lain:
1. Kemampuan Manajemen Waktu dan Mengatur Jadwal Harian yang Baik
Ketika Anda menjadi seorang personal assistant untuk seseorang yang penting, penting sekali untuk mengatur segala sesuatu dengan baik. Jadwal atasan harus diatur dengan rapi dan efisien. Namun, sebagai seorang personal assistant, tugas Anda tidak hanya terbatas pada menjadwalkan kegiatan atasan. Anda juga harus cerdas dalam mengelola waktu agar tugas-tugas pribadi Anda juga bisa terselesaikan dengan baik.
Kemampuan mengatur waktu yang baik sangatlah penting untuk menghindari tugas-tugas pribadi Anda terbengkalai. Di awal mungkin akan sedikit sulit untuk mengatasi pekerjaan sambil menjaga keseimbangan dengan tugas pribadi. Namun, seiring berjalannya waktu, Anda pasti akan terbiasa dan bisa menyesuaikan diri dengan beragam tugas yang diemban sebagai seorang personal assistant.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Sebagai seorang Personal Assistant (PA) yang sering berinteraksi dengan atasan, kemampuan komunikasi yang baik sangatlah penting. Peranmu sebagai penghubung antara atasan dan rekan bisnisnya menuntut kemampuan komunikasi yang efektif dan profesional. Selain itu, kemampuan berkomunikasi secara tertulis juga menjadi hal yang penting karena Anda akan sering terlibat dalam tugas-tugas administratif, seperti membalas korespondensi dan mengelola dokumen.
Sebagai seorang PA, Anda akan terlibat dalam berbagai kegiatan yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan, dan semua itu memerlukan keahlian berkomunikasi yang baik. Dengan kemampuan komunikasi yang memadai, Anda dapat menjalankan tugas-tugas dengan lancar dan membantu atasan dalam menjalin hubungan yang positif dengan rekan bisnisnya.
3. Memahami Teknologi dan Tools Terkait Pekerjaan
Selain memiliki kemampuan soft skill yang penting, sebagai seorang personal assistant juga harus menguasai hard skill yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Salah satunya adalah kemampuan dalam menggunakan teknologi dengan baik, termasuk menguasai berbagai perangkat lunak terkait.
Penguasaan software seperti pengolah kata, spreadsheet (lembar kerja), presentasi slide, hingga database dan kalender sangatlah penting. Dengan menguasai berbagai perangkat lunak ini, seorang personal assistant dapat lebih efisien dalam mengelola dokumen, menyusun laporan, dan menyusun presentasi. Selain itu, penggunaan kalender digital juga membantu dalam mengatur jadwal atasan dengan lebih teratur dan efektif.
4. Teliti dan Detail
Sebagai seorang personal assistant, tingkat ketelitian dalam menjalankan tugas sangatlah penting. Jadwal atau pekerjaan yang terlewatkan dapat berdampak merugikan proses kerja dan mengurangi tingkat profesionalitas atasan.
Oleh karena itu, kemampuan untuk bekerja dengan cermat dan teliti sangatlah diperlukan agar segala hal dapat terorganisir dengan baik dan tugas-tugas penting tidak terabaikan.
5. Mampu Menjaga Rahasia
Kemampuan terakhir yang wajib dimiliki oleh seorang PA adalah mampu menjaga kerahasiaan. Sebagai seorang PA, Anda akan bekerja untuk berbagai orang dengan jabatan yang penting. Hal ini membuat PA juga menjadi mengetahui apa saja rahasia pengambilan keputusan atasan.
Di sini, nilai integritas Anda diuji. Sebagai seorang personal assistant, menjaga kerahasiaan informasi yang bersifat sensitif, baik yang terkait dengan perusahaan maupun pribadi atasan Anda, merupakan tugas yang sangat penting.
Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Asisten Manager
Solusi Produktivitas dengan Appsensi
Appsensi telah terbukti digunakan oleh berbagai industri dan bisnis, menawarkan beragam fitur menarik yang sangat berguna. Semua fitur yang diperlukan sebagai aplikasi HRIS dapat ditemukan di Appsensi.
Absensi Online, Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, hingga pengajuan Cuti dan Lembur, serta perhitungan Pajak PPh21 terbaru dan klaim cuti atau reimburse, semuanya telah diintegrasikan dalam Appsensi.
Penasaran ingin mengetahui lebih lanjut tentang kemudahan-kemudahan yang ditawarkan oleh Appsensi? Silakan klik link ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Appsensi.
