Revolusi industri 5.0 mendorong digitalisasi dalam sistem absensi. Berbagai jenis absensi yang juga dipengaruhi oleh munculnya situasi pandemi pada tahun 2020. Mulai dari mesin absensi digital, absensi online, hingga sistem absensi klasik, mesin absensi kartu.
Ada berbagai macam mesin absensi digital, mulai dari mesin analog, sidik jari, kartu, biometrik hingga software absensi online. Alat-alat ini membantu SDM menilai kinerja karyawan.
Untuk itu, setiap perusahaan memiliki sistem absensi karyawannya masing-masing. Sistem absensi karyawan adalah sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan kebijakan perusahaan mulai dari hari hingga ke jam kerjanya. Sistem ini biasanya menunjukkan waktu masuk atau keluar, waktu terlambat, izin atau cuti, dan berbagai fitur lainnya.
Tentunya, semua itu disesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, Anda harus berhati-hati dalam memilih sistem absensi untuk bisnis Anda.
Key Takeaways:
- Metode absensi kartu yang umum dijumpai adalah dengan menggunakan kartu magnetik.
- Tidak hanya mesin absensi kartu, terdapat jenis mesin absensi lainnya seperti mesin absensi analog yang menggunakan kertas untuk melakukan stamp kehadiran, mesin absensi fingerprint, mesin absen biometrik, dan aplikasi kehadiran mobile.
- Dilihat dari kepraktisannya, aplikasi kehadiran berbasis mobile adalah pilihan yang paling tepat, terutama karena minimnya pertukaran kontak fisik seperti pada mesin fingerprint.
- HR harus mempertimbangkan dengan cermat sistem absensi karyawan perusahaan.
Apa itu Mesin Absensi Kartu?
Metode absensi kartu yang umum dijumpai adalah dengan menggunakan kartu magnetik. Mesin absen ini merupakan versi modern dari absensi clock-checking dengan menggunakan chip komputer
Dengan metode ini, karyawan membutuhkan kartu akses untuk mencatat waktu secara digital. Karyawan cukup meng-scan atau tap kartu di mesin.
Absen kartu ini memiliki fungsi layaknya kunci kamar hotel. Selain itu, karyawan dapat menggunakan kartu tersebut berkali-kali. Dengan demikian, biaya penggunaan dan perawatannya rendah.
Metode ini juga membantu HR mengumpulkan data statistik kehadiran karyawan. Data kehadiran akan tersedia dalam bentuk excel. Mereka mengambil data dengan mentransfernya dari mesin absensi ke flashdisk.
Perkiraan harga mesin absen ini adalah sekitar Rp1 juta hingga Rp4 juta, tergantung fitur dan kecanggihan alatnya. Salah satu merek terkenal adalah Amano.
Kekurangan dan Kelebihan Mesin Absensi Kartu
Setelah penjelasan mengenai mesin absen kartu, dapat kita simpulkan bahwa terdapat kelebihan dan kekurangan mesin absensi jenis ini.
Kelebihan mesin absen kartu:
- Mesin seperti ini memberikan otomatisasi dan fleksibilitas dalam pencatatan kehadiran karyawan. Misalnya, dapat merekam lembur dan ketidakhadiran untuk bertugas secara akurat. Dengan demikian, upaya setiap karyawan diperhitungkan.
- Efisiensi dalam manajemen kehadiran karyawan karena SDM tidak perlu melacak kehadiran secara manual.
- Menyederhanakan pencatatan kehadiran melalui kartu dan mengimport fitur, yang selanjutnya meningkatkan efisiensi.
Kekurangan mesin absen kartu:
- Terdapat potensi kecurangan ketika absen karyawan diwakilkan rekan kerjanya
- Karyawan yang lupa membawa kartu tidak dapat mencatat kehadirannya.
- Kartu rentan terhadap kerusakan karena penggunaan atau kehilangan.
Mesin Absensi Lainnya Yang Menyita Waktu HR
Tidak hanya mesin absensi kartu, terdapat jenis mesin absensi lainnya seperti mesin absensi analog yang menggunakan kartu absen untuk melakukan stamp kehadiran, mesin absensi fingerprint, mesin absen biometrik, dan aplikasi kehadiran mobile.
Jenis mesin absen seperti fingerprint memang belakangan ini jarang diminati karena kontak dengan mesin yang bisa menyebarkan bakteri dan virus.
Sementara mesin absensi analog yang sangat manual ini memang cocok untuk beberapa industri. Misalnya saja untuk UKM yang memiliki anggaran dan tenaga terbatas karena sistem absensi seperti ini memiliki biaya perawatan yang rendah.
Kartu absen yang di stamp ini akan mencatat kehadiran jam waktu karyawan, juga dicatat oleh HR secara langsung, sehingga memacu karyawan untuk tepat waktu.
Tetapi tentu tidak praktis karena catatan fisiknya tidak dapat selamanya dijaga dalam kondisi yang baik. HR juga bisa kesulitan ketika karyawan lupa memberikan stamp pada kartu hadirnya. Jenis mesin absen ini juga bisa memicu karyawan yang saling membantu untuk masuk/keluar hadir secara fisik.
Seperti yang bisa kita lihat, kerugiannya terlalu banyak. Satu-satunya keuntungan yang signifikan adalah biaya rendahnya. Oleh karena itu, jika anggaran Anda mencukupi, pertimbangkan menggunakan sistem absen dengan model yang lain.
Jika dilihat dari kepraktisannya, aplikasi kehadiran berbasis mobile adalah pilihan yang paling tepat, terutama karena minimnya pertukaran kontak fisik seperti pada mesin fingerprint.
Baca juga: Cara Menggunakan Absen Fingerprint di Kantor
Kesimpulan
Singkatnya, metode absensi digital yang paling umum adalah absensi analog, kartu magnetik, sidik jari, biometrik, dan aplikasi online. Metode absensi kartu yang umum dijumpai adalah dengan menggunakan kartu magnetik.
HR harus mempertimbangkan dengan cermat sistem absensi karyawan perusahaan. Pemanfaatan absensi digital dapat mempermudah dan mencegah terjadinya kesalahan dalam pencatatan kehadiran karyawan.
Masing-masing metode kehadiran ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Namun, setiap perubahan metode absensi tidak diragukan lagi lebih unggul dari metode sebelumnya.
Hasilnya, sistem absensi terbaik adalah aplikasi absensi online.
Absen Online, Solusi Terbaik Absen Karyawan
Aplikasi absensi ini tidak lagi terikat pada satu mesin yang melekat pada kantor. Semua karyawan bisa memasang sistem absensi di ponsel mereka masing-masing.
Karyawan hanya perlu mengambil foto diri melalui aplikasi. Jadi, absensi bisa dilakukan tanpa harus datang ke kantor. Namun, jika perusahaan Anda menerapkan kebijakan khusus terkait pembatasan tempat, aplikasi absen online seperti Appsensi dapat mendukung Anda dengan melakukan penyesuaian pada GPS atau lokasi.
Appsensi, sebagai HR solution yang menawarkan aplikasi kehadiran mobile ini juga mendukung perusahaan dengan beberapa fitur dukungan. Aplikasi ini dapat merekam data akurat secara realtime untuk meminimalisir kecurangan dalam pendataan saat karyawan datang dan pergi.
Absensi kehadiran karyawan makin mudah dimana saja dan kapan saja. Dilengkapi dengan fitur Live Tracking, HR dapat memantau karyawan untuk menghindari kecurangan absensi kehadiran. Selain itu, tim HR juga dapat melihat data secara otomatis.
Baca juga: Sistem Absensi Digital VS Manual, Mana yang Harus Dipilih?
Dengan menggunakan Appsensi, absen karyawan menjadi:
- Real Time
Monitor data kehadiran dan kinerja karyawan, serta perhitungan biaya pengeluaran perusahaan secara real-time.
- Aman
Akses yang aman dengan menggunakan fitur pengenalan wajah dan deteksi lokasi (GPS). Serta karyawan tidak bersentuhan dengan medium penularan
- Otomatis
Buat semua lebih mudah. Perhitungan laporan jam kerja, keterlambatan, lembur dan lainnya secara otomatis sehingga lebih efisien.
Jangan buang waktu HR kalian untuk sibuk dengan absensi saja. Gunakan aplikasi absen mobile yang dapat menghemat waktu dan mendorong HR untuk lebih produktif. Appsensi memberikan solusi hemat biaya tanpa mesin dengan menggunakan aplikasi absensi kehadiran karyawan berbasis cloud.Â
Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
