HR Tools: Definisi, Kegunaan dan Manfaatnya

Mengelola sumber daya manusia pada perusahaan adalah salah satu tugas penting yang menentukan kesuksesan perusahaan. Disinilah peranan HR menjadi sangatlah penting dan membutuhkan sebuah HRD Tools untuk membantu kinerja HRD menjadi lebih baik serta efisien. 

Dalam artikel ini akan membahas secara detail mengenai HR Tools beserta fungsi dan manfaatnya untuk HRD dan perusahaan.

Key Takeaway

• HR Tools memiliki macam-macam jenisnya dan memiliki fungsi serta manfaat yang berbeda-beda.
• HR Tools memiliki banyak manfaat yang akan sangat menguntungkan dan memudahkan pekerjaan HRD dalam mengelola sumber daya manusia
• HRD Tools saat ini sudah sangat modern dan berbentuk aplikasi sehingga lebih memudahkan pekerjaan HRD secara efisien dan efektif.

Tools HR yang Wajib Dimiliki Perusahaan

Ada beberapa HR tools yang umumnya wajib dimiliki oleh perusahaan dengan fungsi dan kegunaan masing-masing. Dengan menggunakan HR Tools yang benar, HRD dapat memaksimalkan kinerjanya dengan baik. Berikut ini HR Tools yang bisa digunakan yaitu:

1. HRIS Operasional

HR Operasional adalah tools yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan laporan informasi data karyawan perusahaan. HRIS Operasional ini digunakan untuk mencatat kegiatan yang bersifat repetitif seperti waktu absensi karyawan, rekrutmen ataupun perubahan data karyawan. Salah satu fungsi dari HRIS Operasional adalah sebagai sistem absensi online, aggregator data karyawan (gaji, jabatan dan fungsi), perhitungan karyawan dan klaim reimbursement. 

2. HRIS Strategis

HRIS Strategis lebih memfokuskan untuk membantu tim HRD untuk membuat keputusan strategis seperti perencanaan karyawan, mulai dari rekrutmen, biaya, analisis performance dan lain-lain. HRIS Strategis sangat bermanfaat apabila perusahaan ingin melakukan visualisasi data HR dan Key Performance Indicator (KPI).

KPI adalah alat yang berfungsi untuk mengukur performa dan penilaian kinerja karyawan. Penilaian kinerja dilakukan ke seluruh karyawan agar perusahaan bisa melihat performa berdasarkan angka dan bobot.

Setiap divisi dalam perusahaan sangat diharuskan untuk memiliki KPI nya masing-masing, dan hal itu juga masih tetap berlaku terhadap tim HR. Karenanya, KPI dalam setiap divisi pun juga berbeda-beda. Anda bisa menggunakan KPI untuk mengukur performa dari keseluruhan kinerja dalam bidang HR perusahaan, mulai dari proses rekrutmen, seleksi calon karyawan, proses training pengenalan pekerjaan, hubungan kerja karyawan, manajemen karir, sampai dengan perkembangan perusahaan. Data yang akan didapatkan dari KPI dapat menjadi sebuah dasar acuan dalam menentukan kebijakan-kebijakan selanjutnya agar dapat semakin mengembangkan bisnis Anda.

3. HRIS Berbasis Karyawan

HRIS jenis ini dapat digunakan oleh seluruh karyawan sebagai layanan mandiri. Tools ini membantu karyawan untuk memenuhi kebutuhan yang berkaitan dengan perusahaan dan memudahkan jalannya birokrasi yang rumit. Salah satu fungsi dari tools ini adalah karyawan dapat melakukan absensi secara mandiri menggunakan smartphone, mengecek slip gaji, mengajukan cuti secara langsung melalui smartphone hingga melakukan klaim atau reimbursement hanya lewat smartphone. Tentunya fitur ini akan sangat memudahkan HR dalam memproses permohonan cuti atau klaim karyawan.

4. HRIS Komprehensif

HRIS komprehensif adalah tools yang memudahkan seluruh fungsi HR mulai dari operasional, strategis hingga layanan berbasis mandiri hanya dalam satu software atau aplikasi. Tools ini akan memudahkan aktivitas HARI agar lebih ringkas dan efektif untuk mengerjakan seluruh pekerjaan HR serta terintegrasi secara khusus dengan fungsi-fungsi tool lainnya. 

Itulah beberapa tools standar yang seharusnya dimiliki dan digunakan oleh seluruh perusahaan yang memiliki tim HR agar dapat semakin mempermudah proses kerja dalam bidang HR. Adanya berbagai tools tersebut akan sangat menghemat banyak sekali waktu dan tenaga, sehingga Anda akan bisa menjadi lebih fokus agar dapat mengerjakan hal-hal lainnya. Produktivitas kinerja pun bisa semakin dimaksimalkan. 

Kegunaan dan Manfaat HR Tools 

HRD Tools memiliki banyak manfaat baik untuk perusahaan dan HRD walaupun tidak langsung terlihat, namun manfaatnya bisa terasa hingga jangka panjang. Manfaat dari HR Tools yaitu sebagai berikut:

1. Membantu mencapai target yang sudah ditetapkan perusahaan
2. Perencanaan karyawan menjadi lebih tepat
3. Lebih efisien waktu dan pekerjaan HR menjadi lebih cepat selesai
4. Memudahkan proses birokrasi dari karyawan ke atasan
5. Memudahkan tugas manajer ke bawahan untuk membagikan pekerjaannya dengan baik
6. Memberikan pembekalan kepada karyawan sesuai dengan minat dan skill
7. Memudahkan pemberian rewards kepada karyawan dengan melihat hasil kinerjanya 

Appsensi Sebagai Solusi HR Tools Masa Kini

Penggunaan HR Tools sangatlah bermanfaat bagi HR dan perusahaan. Terlebih lagi saat ini sudah ada cukup banyak HR Tools berbentuk software dan aplikasi yang tentunya lebih mudah, efisien serta efektif. 

Apabila sebelumnya HR Tools menggunakan banyak bindex dan kolom-kolom Excel, sekarang software HRIS telah terdigitalisasi seluruh tools HR. Dengan digitalisasi ini, proses kerja HR menjadi lebih cepat, tepat, dan terukur. 

Salah satu HR Tools digital terbaik adalah dengan menggunakan Appsensi. Dengan Appsensi, semua pekerjaan HR seputar administrasi dan pengelolaan karyawan dapat berjalan lebih efisien serta efektif. 

Tertarik dengan fitur-fitur lainnya dari Appsensi dan ingin menggunakannya? Mari konsultasikan permasalahan HR Anda dengan tim kami secara gratis. Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.