Ingin mendirikan perusahaan? Selain mengurus izin perusahaan, ternyata pemilik usaha juga harus menyiapkan suatu laporan khusus.
Terkait ketenagakerjaan di Indonesia, satu hal yang tidak boleh diabaikan adalah kewajiban melaporkan ketenagakerjaan atau Wajib Lapor Tenaga Kerja (WLTK). Laporan ini memiliki dampak besar pada perusahaan dan bila tidak dipatuhi, perusahaan dikenakan sanksi.
Mari simak artikel ini untuk mengetahui apa itu WLTK, siapa yang wajib melaporkannya, dan bagaimana cara melaporkannya.
Apa itu Wajib Lapor Tenaga Kerja (WLTK)?
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan, setiap perusahaan wajib melaporkan secara tertulis pada saat mendirikan, mengaktifkan kembali, mengubah tempat kedudukan perusahaan atau membubarkan perusahaan.
Laporan ini dibagi menjadi tiga jenis, sesuai dengan tenggat waktunya.
- Laporan A: 30 hari setelah pendirian atau pembukaan kembali perusahaan dan kegiatan operasionalnya; 30 hari setelah atau sebelum perubahan alamat atau kepemilikan perusahaan
- Laporan B: 30 hari sebelum pembekuan, likuidasi, penutupan, atau pembubaran perusahaan
- Laporan tahunan: Setiap akhir tahun (bulan Desember).
Perusahaan wajib melaporkan setiap tahun secara tertulis mengenai ketenagakerjaan kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk setiap akhir tahun. Laporan tahunan ini harus dilakukan pada bulan yang sama dengan waktu perusahaan melaporkan WLTK pertamanya.
Laporan harus memuat informasi seperti identitas perusahaan, hubungan kerja, perlindungan tenaga kerja, kesempatan kerja, dan sebagainya.
Kewajiban pelaporan perusahaan memiliki arti penting bagi perusahaan. Jika perusahaan lalai dalam menjalankan kewajiban ini, maka akan dikenakan sanksi.
Baca juga: Jangan Sembarangan! Cuti Karyawan Juga Punya Aturan
Mengapa Wajib Lapor Tenaga Kerja Penting?
Selain untuk mengikuti regulasi yang ada, berikut adalah tiga alasan mengapa setiap perusahaan harus melakukan wajib lapor tenaga kerja.
1. Sebagai indikator perusahaan dalam menjalankan program kesejahteraan karyawan
Sebelum Laporan Ketenagakerjaan Wajib diterima dan disahkan, ada persyaratan terkait program kesejahteraan karyawan yang harus dilengkapi. Seperti perusahan sudah atau belum terdaftar di:
- BPJS Ketenagakerjaan
Sebuah jaminan terhadap risiko kecelakaan kerja, jaminan hari tua, dan jaminan kematian
- BPJS Kesehatan
Sebuah asuransi kesehatan yang menanggung biaya perawatan dan pengobatan penyakit.
- Jaminan Sosial Dalam Hubungan Kerja Diluar Jam Kerja (JSHK)
Sebuah jaminan bagi tenaga kerja yang kepastian hukumnya dapat dipertanggungjawabkan karena diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah.
Tiga hal diatas merupakan indikator WLTK yang menentukan apakah perusahaan telah melaksanakan program-program kesejahteraan karyawan dengan baik dan benar.
Baca Juga: Peraturan jam kerja karyawan menurut Departemen Tenaga Kerja
2. Menghindari sanksi
Adanya sanksi administratif dan sanksi pidana bertujuan untuk menertibkan pelaksana kebijakan.
Salah satu aturan terkait sanksi tersebut tertuang dalam Pasal 10 ayat 1 UU Kewajiban Pelaporan Ketenagakerjaan di Perusahaan. Dalam peraturan tersebut telah dijelaskan bahwa sanksi pidana penjara paling lama 3 bulan atau denda paling banyak Rp1.000.000 jika perusahaan tidak melaksanakan kewajibannya untuk melaporkan data perusahaan, baik setelah pendiriannya maupun perpanjangan tahunan.
Laporan tersebut harus disampaikan selambat-lambatnya 30 hari sebelum pindah, berhenti atau membubarkan perusahaan seperti yang dijelaskan sebelumnya.
3. Wajib Laporan Ketenagakerjaan merupakan persyaratan wajib jika perusahaan ingin menggunakan tenaga kerja asing (TKA)
Dokumen Wajib Laporan Tenaga Kerja merupakan salah satu persyaratan wajib yang ditetapkan oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi sebelum perusahaan dapat mengajukan permohonan tenaga kerja asing (TKA).
Tanpa adanya hal ini, bisa dipastikan perusahaan tidak dapat mengajukan izin TKA.
Baca juga: Kupas Tuntas Employee Self Service (ESS) dan Manfaatnya
Siapa yang Wajib Melaporkan Tenaga Kerja?
Pasal 4 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 menjelaskan bahwa pengusaha wajib melaporkan secara tertulis setiap kali mendirikan, menghentikan, mengoperasikan kembali, memindahtangankan atau membubarkan suatu perusahaan kepada badan yang bersangkutan.
Menurut Pasal 1 huruf (b), pengusaha yang dimaksud adalah:
- Orang, perkumpulan atau badan hukum yang menjalankan perusahaan yang dimiliki sendiri.
- Orang perseorangan, persekutuan, atau badan hukum yang berdiri sendiri menjalankan perusahaan yang bukan miliknya.
- Orang, perkumpulan, atau badan hukum yang bertempat tinggal di Indonesia dan mewakili perusahaan sebagaimana dimaksud pada angka 1 dan 2 di atas.
Pengusaha atau manajemen wajib melaporkan secara online saat:
- setelah mendirikan, menjalankan kembali, atau memindahkan perusahaan; atau
- sebelum mengalihkan, mengakhiri atau membubarkan Perseroan.
Biasanya, orang yang ditunjuk oleh perusahaan untuk melakukan hal ini adalah seseorang yang bertanggung jawab di Departemen Sumber Daya Manusia (HR).
Periode dan Substansi yang Dilaporkan
Pengusaha atau manajemen wajib melaporkan WLTK kepada Kementerian Tenaga Kerja Republik Indonesia paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah mendirikan, menjalankan kembali atau memindahkan perusahaannya dan wajib diperbaharui setiap tahun secara berkala. Dalam penjelasannya, jangka waktu 30 (tiga puluh) hari dihitung sejak tanggal yang tertera pada materai.
Perusahaan wajib melaporkan atau memutakhirkan WLTK setiap tahun secara tertulis mengenai fasilitas jaminan sosial perusahaan dan perlindungan pekerja, penambahan pekerja atau pengurangan pekerja, hubungan kerja.
Sebelum mendaftarkan WLTK, sebaiknya siapkan data pendukung sebagai berikut:
- Nama pengelola dalam pelaporan WLTK online (nama yang ditunjuk harus sudah memiliki e-KTP dan disarankan email aktif bukan email umum perusahaan)
- WLTK terakhir (bila Anda telah melakukan pelaporan manual terakhir)
- Identitas perusahaan (bila ingin melaporkan perusahaan cabang harus mengetahui No. Izin dan No. TDP Pusat atau NIB sesuai yang telah dimasukan oleh perusahaan pusat)
- Surat Izin (Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan sejenisnya)
- Tanda Daftar Perusahaan (TDP) / Nomor Induk Berusaha (NIB)
- NPWP Perusahaan
- BPJS Ketenagakerjaan
- Data BPJS Kesehatan
- Akta Pendirian
- Data Pegawai (seperti NIK, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir, Kode Jabatan dan Nama Jabatan, Pendidikan, Status (PKWTT/PKWT), alamat dan keterangan disabilitas atau bukan.)
Bila ingin memperpanjang WLTK, ada beberapa hal yang harus disiapkan terlebih dahulu, seperti:
- Identitas penanggung jawab. Bisa berupa KTP untuk WNI dan Paspor untuk WNA.
- Surat permohonan yang telah mencantumkan pernyataan kebenaran dari dokumen dengan menggunakan meterai
- Surat kuasa jika pelaporan dilakukan oleh orang lain dengan menggunakan materai.
- Akta pendirian badan usaha.
- Surat persetujuan badan usaha.
- Formulir laporan ketenagakerjaan yang telah ditandatangani dan diisi dengan lengkap.
- Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau izin serupa.
- Bukti Wajib Lapor Tenaga Kerja tahun sebelumnya.
Dengan terpenuhinya sejumlah persyaratan di atas, perusahaan terkait dapat memperpanjang Wajib Lapor Tenaga Kerja yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya.
Baca juga: Pemantauan Jobdesk Lebih Mudah dan Aman dengan Appsensi
Bagaimana Cara Lapor WLTK?
Sebelumnya, pelaporan ini dilakukan secara manual dengan mengisi formulir. Seiring dengan berkembangnya era digital, kini pelaporan WLTK dapat dilakukan dengan lebih mudah secara online.
Fasilitas pelaporan ini diluncurkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan. Sekarang Anda cukup mengunjungi website wajiblapor.kemnaker.go.id dan melengkapi semua persyaratan yang dibutuhkan.
Dengan adanya sistem online ini diharapkan setiap perusahaan semakin disiplin dalam menjalankan kewajiban pelaporannya. Berikut cara melaporkan WLTK secara online:
- Mengakses website Wajib Melapor Ketenagakerjaan di wajiblapor.kemnaker.go.id
- Jika belum memiliki akun, Anda harus terlebih dahulu mendaftar ke sistem Laporan Ketenagakerjaan Wajib dengan klik “Pendaftaran Perusahaan”.
- Selanjutnya, Anda perlu mengisi data pada kolom registrasi.
- Setelah pendaftaran perusahaan berhasil, kini Anda dapat menggunakan layanan pelaporan online.
- Kemudian isilah data perusahaan secara lengkap seperti profil, legalitas, dan status perusahaan. Selain itu Anda juga perlu mengisi data tenaga kerja, tenaga kerja asing, jaminan sosial, lowongan kerja, pelatihan, upah, dan sebagainya.
Kelola Data Karyawan Lebih Efisien dengan Appsensi
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, orang yang biasa ditunjuk oleh perusahaan untuk melakukan hal ini adalah Departemen Sumber Daya Manusia (HR). Namun, terkadang proses pendataan karyawan dan perusahaan akan menghabiskan waktu dan tenaga HRD.
Untuk pengelolaan yang lebih mudah dan praktis, Anda dapat menggunakan software HR online yang memiliki berbagai fitur menarik seperti Appsensi. Melalui aplikasi ini, karyawan dapat mengakses akunnya sendiri untuk mengisi data dirinya. Appsensi juga memudahkan aliran informasi secara dua arah, dari manajemen perusahaan kepada karyawan dan juga sebaliknya.
Hal ini dapat meningkatkan profesionalisme kedua belah pihak dalam memenuhi kewajibannya dan juga menggunakan haknya. Bila perusahaan sudah memiliki software HR, Anda tidak perlu repot untuk memindahkan datanya satu per satu karena Appsensi memberikan kemudahan untuk melakukan integrasi data sehingga Anda tidak perlu mengganti semua sistem.
Integrasi yang dapat contohnya adalah Master Data Karyawan, Kustomisasi Laporan, Persetujuan, dan lain sebagainya. Selain itu, Appsensi juga menawarkan berbagai fitur lain yang penting, seperti absensi online, perhitungan THR dan bonus, pajak, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan lainnya.
Menarik bukan? Bagi Anda yang tertarik untuk menggunakan software ini, Anda dapat menghubungi tim kami melalui link ini.
