Tantangan dan kompleksitas dalam mengelola aspek manusia pada dunia bisnis telah mendorong peran departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resources Department (HRD) dan personalia menjadi semakin penting. Meski seringkali digunakan secara bergantian, tetapi sebenarnya terdapat beberapa perbedaan HRD dan personalia, terutama dalam hal fokus, fungsi, dan kontribusi mereka terhadap keseluruhan keberhasilan organisasi.
Key Takeaways
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi perbedaan HRD dan personalia, memahami peran kunci yang mereka mainkan dalam lingkungan kerja, serta bagaimana kolaborasi keduanya dapat merangkul tantangan modern dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Definisi serta Fokus Utama HRD dan Personalia
Terdapat beberapa perbedaan HRD dan Personalia, di antaranya dalam hal definisi dan fokus utama. Human Resources Department (HRD) atau dalam Bahasa Indonesia disebut Sumber Daya Manusia (SDM), merujuk pada pendekatan strategis dalam mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.
1. Fokus Utama HRD
Departemen HRD tidak hanya berfokus pada administrasi dan tugas rutin sehari-hari, tetapi juga pada pengembangan dan pemberdayaan karyawan. Definisi HRD mencakup segenap upaya untuk mengelola sumber daya manusia serta meningkatkan kualitas dan kinerja karyawan serta memastikan kesesuaian antara tujuan organisasi dan kebutuhan individu.
HRD juga terlibat dalam mengidentifikasi peluang pengembangan karier, merancang program pelatihan, dan menciptakan lingkungan yang mendukung perkembangan profesional dan personal karyawan.
Secara esensial, HRD berperan sebagai agen perubahan yang membantu organisasi mencapai tujuan jangka panjang melalui pengembangan SDM yang unggul.
2. Fokus Utama Personalia
Berbeda dengan HRD, personalia memiliki fokus pada aspek administratif dan manajerial dalam pengelolaan karyawan. Departemen Personalia bertanggung jawab untuk mengelola data karyawan, seperti penggajian, manajemen cuti, perekrutan, perjanjian kerja, pemutusan hubungan kerja, dan administrasi lainnya. Mereka memastikan bahwa proses-proses ini berjalan dengan lancar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Ringkasnya, HRD fokus pada pengembangan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk pertumbuhan individu dan organisasi. Sementara personalia, lebih terlibat dalam administrasi dan manajemen data terkait dengan karyawan.
Meskipun keduanya memiliki perbedaan fungsional, kolaborasi yang efektif antara HRD dan personalia sangat penting untuk mengoptimalkan kinerja organisasi dan memastikan kesejahteraan karyawan.
Fungsi dalam Organisasi
Perbedaan HRD dan personalia lainnya, yaitu terletak pada fungsi dalam organisasi. Baik HRD maupun personalia, keduanya memiliki tugas dan tanggung jawab berbeda, antara lain:
1. Tugas HRD (Human Resource Development)
Salah satu tugas dan tanggung jawab utama Human Resource Development adalah merancang dan mengimplementasikan program pengembangan kinerja karyawan. Hal ini termasuk pelatihan, pengembangan keterampilan, pelatihan manajemen, dan program pengembangan karier yang bertujuan meningkatkan kompetensi dan kinerja karyawan.
Selain itu, HRD bertanggung jawab untuk merencanakan kebutuhan sumber daya manusia jangka panjang dan mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini melibatkan peramalan kebutuhan tenaga kerja, analisis gap keterampilan, dan perencanaan suksesi.
HRD juga berperan dalam mendesain dan mengelola proses manajemen kinerja, termasuk penetapan tujuan, penilaian kinerja, umpan balik, dan pengembangan rencana perbaikan kinerja.
HRD akan terlibat dalam proses perekrutan dan seleksi tenaga kerja. Mereka merancang profil pekerjaan, menyusun iklan lowongan, melakukan wawancara, dan memilih kandidat yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi.
HRD juga berkontribusi dalam membentuk budaya organisasi yang positif dan nilai-nilai yang diinginkan. Mereka memastikan bahwa praktik dan kebijakan organisasi sejalan dengan budaya yang diinginkan.
2. Tugas Personalia
Sementara itu, salah satu tugas personalia adalah manajemen data karyawan. Hal yang menjadi tanggung jawab personalia dalam hal ini termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan riwayat gaji. Mereka memastikan bahwa informasi ini tercatat dengan akurat dan terjaga kerahasiaannya.
Personalia mengurus semua aspek terkait gaji dan manfaat karyawan, termasuk administrasi perpajakan. Departemen juga personalia mengelola kontrak kerja, surat perjanjian, dan dokumen lain yang terkait dengan hubungan kerja karyawan.
Tugas lain personalia adalah memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Mereka mengurus perizinan, cuti, dan masalah hukum terkait karyawan.
Jika diperlukan, personalia juga bertanggung jawab untuk mengatur proses pemutusan hubungan kerja (PHK) dan tindakan disiplin lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.
Proses Rekrutmen dan Seleksi Tenaga Kerja
Perbedaan HRD dan personalia dalam hal perekrutan dan seleksi tenaga kerja melibatkan tanggung jawab, fokus, dan proses yang berbeda. Baik HRD maupun personalia, masing-masing memiliki porsi tugas yang berbeda.
1. Proses Seleksi Tenaga Kerja oleh HRD
HRD memiliki pendekatan yang lebih strategis dalam perekrutan dan seleksi tenaga kerja. Mereka berfokus pada pencarian kandidat yang tidak hanya memiliki kualifikasi teknis yang sesuai, tetapi juga cocok dengan budaya organisasi dan memiliki potensi untuk pertumbuhan jangka panjang.
HRD bekerja sama dengan manajemen untuk menganalisis kebutuhan tenaga kerja jangka panjang. Mereka memahami tren industri, perubahan organisasi, dan proyeksi pertumbuhan untuk merencanakan perekrutan yang efektif.
Sebagai Departemen Sumber Daya Manusia, HRD cenderung mendorong pengembangan karyawan atau tenaga kerja internal sebelum mencari kandidat eksternal. Mereka dapat mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk mengisi posisi yang kosong melalui program pengembangan.
HRD juga sering menggunakan tes psikologis, asesmen keterampilan, dan wawancara berbasis kompetensi untuk mengevaluasi kandidat. Tugas HRD yang satu ini bertujuan untuk memahami kepribadian, keterampilan, dan potensi kandidat tenaga kerja secara lebih mendalam.
Selain itu, HRD cenderung membangun hubungan jangka panjang dengan institusi pendidikan dan profesional di industri terkait untuk mendapatkan pasokan kandidat yang berkualitas.
2. Proses Seleksi Tenaga Kerja oleh Personalia
Berbeda dengan tugas HRD, Departemen Personalia bertanggung jawab atas aspek administratif perekrutan dan seleksi. Mereka merancang iklan lowongan kerja, mengelola aplikasi, dan mengatur jadwal wawancara.
Personalia akan melakukan penyaringan awal terhadap kandidat berdasarkan persyaratan dasar yang ditentukan. Mereka memastikan bahwa kandidat memenuhi kualifikasi teknis yang diperlukan.
Personalia juga bertugas mengelola dokumen-dokumen yang terkait dengan perekrutan dan seleksi, seperti surat lamaran, CV, dan data pribadi kandidat.
Personalia juga mengatur logistik wawancara, termasuk tempat dan jadwal, serta koordinasi antara kandidat dan pihak yang terlibat dalam proses wawancara.
Setelah proses seleksi selesai, personalia berperan dalam menyusun dan mengajukan tawaran kerja kepada kandidat yang dipilih.
Perbedaan utama antara HRD dan personalia dalam perekrutan dan seleksi tenaga kerja terletak pada pendekatan strategis dan analisis yang lebih dalam yang dilakukan oleh HRD, sementara personalia lebih terlibat dalam aspek administratif dan logistik dalam proses perekrutan dan seleksi.
Kolaborasi antara keduanya penting untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Baca juga: 10 Langkah-langkah Proses Rekrutmen yang Terstruktur
Pengembangan Karyawan
1. Pengembangan Kinerja Karyawan oleh Human Resource Development
Dalam hal pendekatan strategis, HRD menganalisis kebutuhan jangka panjang organisasi dan merancang program pengembangan yang sesuai untuk mencapai tujuan bisnis.
HRD berfokus pada pemetaan keterampilan dan kompetensi yang diperlukan dalam organisasi. Mereka mengidentifikasi gap keterampilan dan merancang program pelatihan yang dapat mengisi kekosongan tersebut.
HRD juga memiliki tugas merancang, mengimplementasikan, dan mengevaluasi program pelatihan dan pengembangan. Ini dapat mencakup pelatihan teknis, pelatihan kepemimpinan, pengembangan keterampilan interpersonal, dan banyak lagi.
Tidak hanya itu, HRD juga membantu dalam merencanakan dan mengelola jalur karier karyawan. Mereka membantu karyawan mengidentifikasi tujuan karir mereka, memberikan dukungan untuk pengembangan yang diperlukan, dan menciptakan kesempatan untuk naik pangkat atau perpindahan lateral.
HRD dapat memfasilitasi program mentoring atau pembimbingan di mana karyawan yang berpengalaman dapat memberikan panduan dan dukungan kepada karyawan yang lebih baru.
2. Pengembangan Kinerja Karyawan oleh Personalia
Personalia berperan dalam mengelola logistik pelatihan dan memastikan semua karyawan memiliki akses ke pelatihan yang diperlukan. Mereka mengatur lokasi, jadwal, dan materi pelatihan.
Personalia juga bertugas melacak kehadiran karyawan dalam pelatihan, mengelola pendaftaran, dan menangani administrasi terkait sertifikat atau dokumen yang diperlukan setelah pelatihan selesai.
Departemen personalia juga bertanggung jawab atas pemeliharaan catatan pelatihan karyawan. Mereka memastikan bahwa informasi mengenai pelatihan yang diikuti oleh setiap karyawan terdokumentasi dengan baik.
Tidak hanya itu, personalia dapat membantu dalam menyusun laporan mengenai efektivitas program pelatihan dan pengembangan kepada manajemen atau pihak terkait.
Perbedaan utama dalam pengembangan karyawan antara HRD dan personalia terletak pada peran strategis dan analitis yang dimainkan oleh HRD dalam merancang program pengembangan.Sementara itu, personalia lebih terlibat dalam aspek administratif dan pelaksanaan program pelatihan.
Kolaborasi dan Sinergi
Berikut adalah beberapa cara HRD dan personalia dapat berkolaborasi dan bersinergi:
1. Perencanaan Karyawan Jangka Panjang
HRD dan personalia dapat bekerja sama dalam merencanakan kebutuhan sumber daya manusia jangka panjang. Kolaborasi ini akan membantu perusahaan dan karyawan agar semakin berkembang.
HRD akan memberikan wawasan tentang tren industri, kebutuhan pengembangan karyawan, dan rencana karir. Sementara personalia, akan memberikan data aktual mengenai ketersediaan tenaga kerja dan permintaan pekerjaan.
2. Perekrutan dan Seleksi
HRD dapat berkolaborasi dengan personalia dalam merancang profil pekerjaan dan menentukan kriteria seleksi yang mencerminkan kebutuhan organisasi dan kultur. Personalia kemudian dapat mengelola proses administratif perekrutan dan seleksi, termasuk penyaringan aplikasi, logistik wawancara, dan pemberian tawaran kerja.
3. Pelatihan dan Pengembangan
HRD dapat merancang program pelatihan dan pengembangan berdasarkan analisis kebutuhan yang telah dilakukan. Personalia dapat membantu dalam mengatur logistik pelatihan dan memastikan bahwa semua karyawan terdaftar dan berpartisipasi dengan lancar.
4. Pengembangan Karier
HRD dan personalia dapat bekerja sama dalam membantu karyawan merencanakan dan mengembangkan jalur karier. HRD memberikan panduan mengenai kemungkinan pengembangan dan promosi, sementara personalia mengelola administrasi terkait pemindahan posisi atau kenaikan pangkat.
Baca juga: Intip Proses Perancangan Manajemen Karir untuk Masa Depan
5. Manajemen Kinerja
HRD dan personalia dapat bekerja sama dalam merancang proses manajemen kinerja yang efektif. HRD dapat memberikan panduan tentang pengukuran kinerja dan umpan balik, sementara personalia dapat membantu dalam administrasi penilaian kinerja dan pengaturan pertemuan ulasan kinerja.
Walaupun dilihat dari serangkaian kegiatan dan ruang lingkup kerja cukup berbeda, kolaborasi dan sinergi yang baik antara HRD dan personalia dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif, mendukung perkembangan karyawan, dan mengoptimalkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Sinergi yang optimal dapat dicapai dengan penggunaan tools yang membuat pekerjaan HRD maupun Personalia menjadi lebih efisien. Gunakan aplikasi absensi online, Appsensi untuk solusi manajemen terbaik untuk tenaga kerja di perusahaan Anda.
