Contoh Offering Letter dan Panduan Lengkap Menyusunnya

Apakah Anda pernah menerima tawaran kerja, kesempatan bisnis menarik, atau mungkin sebuah surat tawaran kuliah dari perguruan tinggi impian Anda? Di dunia profesional dan bisnis, serta di dunia pendidikan, ada sebuah dokumen penting yang menjadi wujud nyata dari undangan tersebut, yaitu offering letter atau surat tawaran.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara rinci tentang offering letter, mengapa surat tawaran ini penting, dan apa saja komponen yang biasanya terdapat di dalamnya. Selain itu, kita akan memberikan contoh-contoh offering letter untuk berbagai bahasa dan skenario, seperti contoh offering letter karyawan bahasa Indonesia, contoh offering letter karyawan bahasa Inggris, job offering letter, business offering letter, college offering letter, dan investment offering letter.

Dengan mengetahui contoh-contoh offering letter yang baik dan efektif, Anda akan dapat memahami cara menyusunnya dengan tepat sesuai dengan tujuan dan kebutuhan Anda. Selain itu, artikel ini juga akan memberikan tips-tips menanggapi offering letter bagi Anda sebagai calon karyawan.

Key Takeaways:

• Penting untuk memahami konteks spesifik di mana surat tawaran digunakan karena jenis dan isinya akan bervariasi tergantung pada tujuan dan keperluannya.
• Surat tawaran harus selalu disusun secara jelas, akurat, dan resmi untuk memberikan gambaran yang tepat kepada penerima tentang apa yang ditawarkan dan apa yang diharapkan dari mereka.
• Menerima ataupun menolak tawaran kerja merupakan sepenuhnya keputusan Anda sebagai calon karyawan. Maka dari itu, memberikan dan menerima kepastian kepada pemberi tawaran merupakan hak dan kewajiban bagi Anda.

Pengertian Offering Letter

“Offering letter” atau “surat tawaran” adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk menyampaikan tawaran resmi kepada individu calon karyawan atau entitas lain untuk melakukan proses rekrutmen atau sesuatu.

Jenis-Jenis Offering Letter

Tawaran ini dapat berupa berbagai hal, tergantung pada konteksnya, dan berikut adalah beberapa jenis offering letter berdasarkan konteks yang berbeda:

1. Job Offering Letter (Surat Tawaran Kerja)

Job Offering Letter adalah surat yang diberikan oleh perusahaan kepada seorang kandidat yang telah berhasil melewati proses seleksi dan dipilih untuk mengisi posisi pekerjaan tertentu.

Surat ini berisi rincian gaji yang akan diterima, posisi kerja, tunjangan, jadwal kerja, jatah cuti, dan informasi penting lainnya.

Kandidat terpilih biasanya diminta untuk menandatangani dan mengembalikan surat tawaran ini sebagai konfirmasi penerimaan mereka.

2. Business Offering Letter (Surat Tawaran Bisnis)

Surat ini digunakan oleh perusahaan atau entitas untuk menawarkan kerjasama, kemitraan, akuisisi, atau kesepakatan bisnis lainnya kepada perusahaan atau entitas lain.

Isinya mencakup rincian tentang proposal bisnis, termasuk manfaat dan syarat-syaratnya.

3. College Offering Letter (Surat Tawaran Kuliah)

College Offering Letter adalah surat yang diberikan oleh perguruan tinggi atau universitas kepada calon mahasiswa yang diterima untuk belajar di institusi tersebut.

Surat ini berisi informasi tentang program studi, biaya kuliah, tanggal mulai, dan persyaratan lain yang harus dipenuhi oleh mahasiswa.

4. Investment Offering Letter (Surat Tawaran Investasi)

Surat ini digunakan oleh suatu perusahaan atau entitas untuk menawarkan kesempatan investasi kepada calon investor.

Isinya berisi informasi tentang proyek investasi, potensi pengembalian, dan risiko yang terkait dengan investasi tersebut.

Baca juga: Pengertian Surat Perjanjian Kerja dan Contoh Perjanjian Kerja

Komponen-Komponen Penyusun/Format Offering Letter

Offering letter atau surat tawaran dapat memiliki beberapa komponen yang berbeda, tergantung pada jenis tawaran yang dibuat (misalnya, surat tawaran kerja, surat tawaran bisnis, surat tawaran kuliah, atau surat tawaran investasi).

Di bawah ini adalah format surat offering letter yang sering ditemukan:

1. Kop Surat

Pastikan bahwa kop surat offering letter mencakup semua informasi yang diperlukan dan sesuai dengan standar perusahaan atau organisasi yang membuat, seperti logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dll.

2. Judul dan Nama Pengirim

Sebuah judul yang jelas biasanya ditempatkan di bagian atas surat untuk menunjukkan bahwa ini adalah sebuah tawaran resmi. Nama perusahaan, institusi, atau individu yang membuat tawaran biasanya juga ditampilkan di bagian ini.

3. Tanggal

Berisi tanggal penulisan surat tawaran.

4. Nama dan Alamat Penerima

Nama dan alamat lengkap penerima surat tawaran.

5. Salam Pembuka

Seperti surat resmi pada umumnya, offering letter juga memiliki salam pembuka yang sopan, misalnya “Kepada [Nama Penerima],”

6. Pernyataan Penawaran

Bagian ini berisi pernyataan jelas yang menyatakan niat untuk menawarkan sesuatu kepada penerima, seperti posisi pekerjaan, kerjasama bisnis, kesempatan kuliah, atau kesempatan investasi.

7. Rincian Tawaran

Komponen ini berisi rincian lengkap tentang apa yang ditawarkan. Misalnya, dalam surat tawaran kerja, ini mencakup detail deskripsi pekerjaan, gaji, tunjangan, jadwal kerja, dan sejenisnya. Sedangkan pada surat tawaran bisnis, akan menjelaskan proposal bisnis secara mendalam, termasuk manfaat dan syarat-syaratnya.

8. Ketentuan dan Syarat-Syarat

Bagian ini menyebutkan ketentuan dan syarat-syarat yang harus dipatuhi oleh penerima jika mereka menerima tawaran tersebut. Misalnya, pada surat tawaran kerja, ini bisa termasuk ketentuan kontrak, klausul keterikatan, dan kebijakan perusahaan. Pada surat tawaran investasi, ini bisa berisi informasi tentang risiko investasi dan peraturan hukum yang berlaku.

9. Informasi Kontak

Memberikan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh penerima jika mereka memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut tentang tawaran tersebut.

10. Penutup

Surat tawaran biasanya diakhiri dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat kami,” atau “Terima kasih atas perhatian Anda.”

11. Tanda Tangan

Surat tawaran harus di bubuhkan tanda tangan oleh pihak yang berwenang yang mewakili perusahaan atau organisasi yang membuat tawaran.

Baca juga: Apa Itu SPK? Kenali Surat Perintah Kerja, Komponen, dan Manfaatnya

Menerima Offering Letter

Jika Anda telah menerima sebuah offering letter atau surat tawaran, itu berarti bahwa Anda telah diundang untuk menerima suatu tawaran dari perusahaan, institusi, atau entitas lain.

Penerimaan surat tawaran ini menandakan bahwa Anda setuju untuk menerima apa yang ditawarkan dan akan berkomitmen untuk memenuhi persyaratan dan ketentuan yang tercantum dalam surat tersebut.

Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat Anda ambil setelah menerima sebuah offering letter:

1. Baca dengan Teliti: Bacalah offering letter dengan cermat untuk memahami isi dan rincian tawaran yang diberikan. Pastikan Anda memahami dengan jelas rincian posisi, gaji atau tunjangan, tanggung jawab pekerjaan, dan syarat-syarat lainnya.
2. Beri Balasan: Biasanya, Anda diminta untuk memberikan balasan tertulis (misalnya melalui email) untuk mengkonfirmasi penerimaan tawaran. Balasan ini sebaiknya Anda kirimkan sesegera mungkin, tetapi pastikan Anda telah mempertimbangkan dengan matang sebelumnya. Jika Anda perlu waktu untuk memikirkan atau bernegosiasi, sampaikan dengan sopan bahwa Anda akan memberikan konfirmasi dalam waktu tertentu.
3. Negosiasi (Jika Diperlukan): Jika ada beberapa aspek tawaran yang ingin Anda bahas atau negosiasi, Anda bisa melakukan negosiasi dengan pihak yang menawarkan. Ini termasuk hal-hal seperti gaji, tunjangan, jadwal kerja, atau aspek lain yang penting bagi Anda. Tetapi, pastikan untuk tetap sopan dan profesional dalam negosiasi.
4. Perhatikan Tanggal dan Waktu: Perhatikan tanggal mulai yang telah ditetapkan dalam surat tawaran dan pastikan Anda siap untuk memulai pekerjaan atau kewajiban lain yang ditawarkan tepat waktu.
5. Tanyakan Informasi Tambahan: Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi tambahan mengenai tawaran tersebut, jangan ragu untuk bertanya kepada pihak yang menawarkan. Pastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dan apa yang Anda butuhkan.
6. Persiapan Dokumen-dokumen: Setelah menerima dan mengkonfirmasi tawaran, persiapkan semua dokumen yang mungkin dibutuhkan untuk proses selanjutnya, seperti kontrak kerja, dokumen identitas, atau dokumen lain sesuai dengan persyaratan perusahaan atau entitas.

Penerimaan sebuah offering letter adalah langkah penting dalam proses ini, dan pastikan Anda mempertimbangkan dengan matang sebelum membuat keputusan.

Jika Anda ragu atau memiliki pertanyaan lebih lanjut, selalu baik untuk berkonsultasi dengan pihak yang berwenang atau sumber daya manusia perusahaan.

Menolak Offering Letter

Menolak sebuah offering letter atau surat tawaran adalah keputusan yang penting dan perlu diambil dengan hati-hati. Jika Anda merasa perlu menolak tawaran yang telah diberikan, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:

1. Baca dengan Cermat: Pastikan Anda membaca isi offering letter dengan seksama dan memahami semua rincian tawaran yang diberikan, termasuk gaji, tunjangan, tanggung jawab pekerjaan, dan syarat-syarat lainnya.
2. Pertimbangkan dengan Matang: Pertimbangkan secara matang alasan mengapa Anda ingin menolak tawaran ini. Hal ini mungkin melibatkan pertimbangan tentang kesesuaian dengan tujuan karir Anda, pertimbangan pribadi, atau tawaran yang lebih baik dari tempat lain.
3. Beri Tanggapan Tepat Waktu: Jika Anda sudah memutuskan untuk menolak tawaran, sebaiknya beri tanggapan secara tepat waktu. Jangan biarkan terlalu lama agar perusahaan dapat mencari kandidat lain jika diperlukan.
4. Sampaikan dengan Sopan: Sampaikan penolakan dengan sopan dan hormat. Meskipun Anda tidak tertarik dengan tawaran tersebut, tetap jaga profesionalitas dan berikan kesan positif.
5. Gunakan Saluran Komunikasi yang Sesuai: Jika Anda menerima tawaran melalui email atau surat resmi, balas melalui saluran komunikasi yang sama. Jika mungkin, berbicara langsung dengan perwakilan perusahaan atau pihak yang menawarkan juga bisa menjadi pilihan.
6. Jelaskan Alasannya (Jika Diinginkan): Anda tidak diwajibkan untuk menjelaskan alasan penolakan, tetapi jika Anda merasa perlu, Anda bisa memberikan penjelasan yang singkat dan sopan. Hindari memberikan detail yang berlebihan atau bersifat pribadi.
7. Ucapkan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan apresiasi terhadap perusahaan atau entitas yang telah menganggap Anda sebagai kandidat yang potensial.
8. Jaga Hubungan Baik: Meskipun Anda menolak tawaran tersebut, jaga hubungan baik dengan perusahaan atau entitas tersebut. Dalam industri yang terhubung, reputasi dan jejak rekam dapat berpengaruh di masa depan.
9. Tersedia untuk Masa Depan: Tetap terbuka untuk kemungkinan kerjasama di masa depan. Bisa jadi ada peluang lain yang lebih cocok dan relevan di waktu yang akan datang.

Ingatlah bahwa menolak sebuah offering letter adalah hak Anda sebagai individu, dan perlu diambil jika Anda merasa bahwa itu adalah keputusan terbaik untuk diri Anda sendiri.

Pastikan Anda menyampaikan penolakan dengan sopan, jelas, dan tepat waktu. Jangan ragu untuk mencari nasihat atau berkonsultasi dengan pihak yang berwenang jika Anda merasa perlu.

Baca juga: Aturan dan Contoh Penulisan Surat Penolakan Lamaran Kerja

Contoh Offering Letter

Berikut adalah contoh offering letter atau surat tawaran dalam bahasa Indonesia dan Inggris, serta untuk beberapa kepentingan yang berbeda:

Contoh Job Offering Letter

Contoh Business Offering Letter

Contoh College Offering Letter

Contoh Investment Offering Letter

Bagaimana Appsensi dapat Membantu Anda?

Itulah beberapa hal mengenai offering letter beserta contoh-contohnya. Offering letter diperlukan untuk mencari tenaga kerja yang berkualitas dan menawarkan kerjasama bisnis baik antar perusahaan, individu, maupun institusi non perusahaan.

Namun, pertanyaannya bagaimana Anda mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas tersebut? Sebagai individu yang terstruktur, tentunya Anda selalu menyukai keteraturan dan kedisiplinan kerja.

Keteraturan dan kedisiplinan merupakan cerminan dari institusi yang berkualitas! Untuk itu, Appsensi menawarkan bantuan untuk Anda dengan fitur-fitur yang canggih dan reliable.  

Dengan menggunakan fitur-fitur software yang disediakan oleh Appsensi, Anda dapat lebih mudah dalam mengelola tenaga kerja. Appsensi memiliki fitur utama berupa sistem absensi online, yang membantu perusahaan dalam memonitor data kehadiran, kinerja karyawan, serta perhitungan biaya pengeluaran secara real-time.

Tidak hanya itu, Appsensi juga hadir sebagai aplikasi yang akan membantu HR dengan menyediakan fitur-fitur, antara lain fitur pengajuan klaim, pengajuan cuti, pengajuan lembur, grafik informasi progress dan monthly report, fitur payroll, fitur memberikan tugas dan penilaian kepada karyawan, performance management, dan masih banyak lagi. Dengan platform ini, staf HR dapat memantau performa karyawan atau SDM melalui data kehadiran yang bersifat real-time.

Kami telah berpengalaman dalam bekerja sama dengan beberapa klien besar, seperti BNPB, Bank Indonesia, Terralogiq, Bhinneka Life, dan masih banyak lagi. Appsensi juga memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan integrasi data dengan software HR yang telah digunakan perusahaan sebelumnya.

Ingin merasakan kemudahan dan fitur yang diberikan Appsensi bagi perusahaan Anda? Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.