Mengajukan surat permohonan izin tidak masuk kerja tentu saja tidak cukup hanya dengan lisan. Karyawan harus memberikan surat izin tidak masuk kerja pada atasan atau HRD perusahaan. Surat izin dibuat tidak hanya sebagai pemberitahuan, melainkan juga sebagai bentuk profesionalitas dalam bekerja. Dengan menuliskan surat izin, Anda juga tidak dianggap membolos.
Jika memang tidak ada format khusus dari perusahaan untuk pembuatan surat izin tidak masuk kerja, Anda bisa membuatnya sendiri. Artikel ini akan membagikan panduan menulis surat izin sakit kerja lengkap dengan contoh surat izin tidak masuk kerja untuk berbagai keperluan.
Key Takeaways
- Surat izin kerja merupakan surat yang menyatakan seorang pegawai sedang berhalangan kerja dan menjadi bahan pertimbangan untuk mendapatkan izin dari atasan.
- Tata cara penulisan surat izin tidak masuk kerja tetap harus memperhatikan etika dan sopan santun berkomunikasi.
- Ada beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja yang disesuaikan dengan keperluan, mulai dari melahirkan, cek kesehatan, anggota keluarga meninggal, urusan keluarga, menikah, hingga tidak masuk kerja karena sakit.
Apa Itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
Melansir Gramedia, surat izin tidak masuk kerja adalah surat dari seorang karyawan yang ingin mengajukan izin tidak hadir ke tempat kerja karena ada urusan yang mendesak. Definisi tersebut serupa dengan Tokopedia yang menjelaskan bahwa surat izin kerja merupakan surat yang menyatakan seorang pegawai sedang berhalangan kerja dan menjadi bahan pertimbangan untuk mendapatkan izin dari atasan.
Tujuan surat izin tidak masuk kerja adalah untuk memberikan informasi kepada perusahaan tentang alasan pegawai tersebut tidak dapat berada di kantor. Dengan demikian, diharapkan perusahaan memahami dan dengan jelas memberi izin sesuai peraturan. Surat izin kerja sangat penting untuk menjamin karyawan mendapatkan hak cuti dan tidak dianggap bolos kerja.
Baca juga: Contoh Surat Izin Sakit yang Benar untuk Karyawan
Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Surat izin ini tidak memiliki aturan baku dalam format penulisannya. Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan. Meskipun demikian, surat tidak masuk kerja sifatnya adalah surat resmi. Untuk itu, dalam penulisannya tetap harus memperhatikan etika dan sopan santun berkomunikasi untuk memberikan kesan profesional. Hal ini juga mengingat bahwa surat izin tidak masuk kerja nantinya akan ditujukan kepada HR atau atasan.
Berikut ini adalah cara dan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat izin kerja, di antaranya:
1. Ikuti Format Surat Formal
Mengingat bahwa surat izin tidak masuk kerja akan diberikan kepada HRD atau manajemen perusahaan, tentunya yang harus dilakukan adalah menggunakan format surat formal. Hal ini bertujuan agar surat yang dikirimkan terlihat lebih profesional.
2. Menggunakan Bahasa Resmi atau Baku
Saat menulis surat, gunakan bahasa formal dan standar. Hal ini dikarenakan surat tersebut akan digunakan untuk tujuan pekerjaan, serta untuk menghormati departemen HRD .
3. Tanggal Izin Tidak Masuk Kerja
Hal penting berikutnya yang harus ada dalam contoh surat izin tidak masuk kerja, yaitu tanggal izin kerja. Pastikan untuk mencantumkan tanggal dan hari saat Anda izin dengan benar dan tepat.
4. Identitas atau Data Pribadi
Selain tanggal izin, Anda juga harus memberikan data atau identitas pribadi yang lengkap dan akurat, seperti nama lengkap, jabatan atau departemen, dan nomor identifikasi Staf Anda. Hal ini bertujuan agar memudahkan HRD mendokumentasikan otorisasi Anda dengan jelas.
5. Tujuan Izin Kerja
Berikutnya adalah menuliskan tujuan atau alasan surat izin kerja Anda. Hal inilah yang akan menentukan diterima atau tidaknya permohonan surat izin tidak masuk kerja yang Anda ajukan. Jadi, pastikan untuk menulisnya dengan alasan dan kondisi yang sebenarnya.
6. Durasi Izin Kerja
Jika Anda mempunyai waktu tertentu untuk mengambil cuti, pastikan untuk mencantumkannya dalam surat izin tidak masuk kerja. Dengan cara ini, perusahaan dapat melihat kegiatan apa yang Anda lakukan saat Anda izin tidak bekerja. Ingatlah bahwa Anda tidak perlu menjelaskan dengan rinci alasan Anda tidak dapat masuk kerja.
7. Pertimbangkan Memberi Alternatif
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin mempertimbangkan menyisihkan waktu untuk pekerjaan. Misalnya, meski tidak bisa berada di kantor, Anda tetap bisa dihubungi melalui email dan bekerja jarak jauh atau dari rumah.
Alternatif lain yang juga dapat Anda pertimbangkan saat tidak masuk kerja adalah menjelaskan siapa yang dapat menggantikan Anda selama Anda tidak hadir di tempat kerja.
8. Ucapkan Terima Kasih
Tidak lupa ucapkan terima kasih kepada pihak yang bertanggung jawab (manajemen atau HRD perusahaan), karena telah menciptakan hubungan kerja yang baik. Mengucap syukur juga akan membuat atasan Anda merasa dihargai.
9. Mengecek Tipografi
Sebelum Anda mengirimnya, Anda harus memeriksa ulang surat izin tidak masuk kerja yang telah Anda tulis. Pastikan tidak ada kesalahan kalimat yang membuat surat Anda terlihat kurang profesional. Perhatikan juga struktur kalimat dan pilihan kata yang Anda gunakan, agar strukturnya pendek, kuat, dan jelas.
10. Mengirim Surat
Terakhir, Anda tinggal mengirimkan surat dalam bentuk hard copy atau dalam bentuk digital ke kantor atau perusahaan tempat Anda bekerja. Jika Anda ingin mengirimkannya dalam bentuk hard copy, Anda dapat mencetaknya terlebih dahulu lalu menandatanganinya. Apabila Anda ingin mengirimkannya dalam bentuk digital (seperti pdf), Anda dapat menambahkan tanda tangan digital di akhir surat.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Surat Keterangan Kerja dan Fungsinya
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Ada banyak alasan yang membuat seseorang harus absen dari pekerjaannya. Beberapa alasan tersebut, seperti karena sakit, melahirkan, anggota keluarga yang meninggal dunia, hingga urusan mendadak yang tidak bisa dihindari.
Akan tetapi, Anda tak perlu bingung. Berikut beberapa rekomendasi contoh surat izin tidak masuk kerja sesuai dengan tujuannya, yang bisa Anda jadikan referensi. Anda tinggal memilih dengan menyesuaikan format dan kebutuhan Anda.
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Anak Sakit
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Urusan Keluarga
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Sakit
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Cek Kesehatan
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Melahirkan
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Keluarga Meninggal Dunia
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Menikah
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja untuk PNS
Bandung, 15 Juni 2023
Hal : Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Lampiran : 1 Lembar
Yang terhormat,
Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung
di Jalan Ahmad Yani No. 227, Babakan Surabaya, Kiaracondong,
Bandung, Jawa Barat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
nama: Anisa Kumalasari,
NIP: 1111 2222 01 02
jabatan: Staf Bidang Pemasaran Pariwisata,
alamat: Jalan RE. Martadinata, Kabupaten Bandung,
memohon izin tidak masuk kerja karena sakit dan diharuskan beristirahat oleh dokter selama 2 (dua) hari, terhitung sejak hari Kamis – Jumat, 25 – 26 Mei 2023.
Sebagai data pendukung, saya lampirkan surat keterangan sakit dari dokter.
Demikian surat izin saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Anisa Kumalasari
Itulah beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja untuk ditujukan pada atasan atau HR. Tentunya, HR akan lebih mudah melakukan pencatatan keterangan tidak masuk dan absensi dengan sistem absensi online Appsensi.
Pantau Kehadiran Karyawan Lebih Mudah dengan Appsensi
Appsensi hadir untuk membantu berbagai perusahaan dari bermacam-macam industri. Solusi operasional HR atau human resources melalui penggunaan dan penerapan teknologi modern. Aplikasi berbasis mobile untuk kebutuhan absensi online, tarik gaji, dan payroll. Berbagai pilihan fitur Appsensi tersedia untuk berbagai ukuran bisnis.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
