Menawarkan barang atau jasa merupakan aktivitas pemasaran yang pasti dilakukan oleh para pelaku bisnis. Dalam praktiknya, pelaku usaha perlu membuat surat penawaran barang sebagai bentuk formal untuk menjual barang kepada calon pembeli potensial.
Key Takeaways
- Surat penawaran barang adalah surat resmi untuk keperluan kegiatan usaha dengan menawarkan produk dari produsen ke pelaku usaha lainnya.
- Surat penawaran barang memiliki manfaat bagi keberlangsungan bisnis.
- Supaya surat penawaran barang mampu meyakinkan pembeli, sertakan seluruh komponen utama surat penawaran barang.
Surat penawaran barang ini tidak bisa dibuat sembarangan. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui format dan contoh surat penawaran barang agar bisa membuatnya dengan benar.
Apa itu Surat Penawaran Barang?
Surat penawaran barang adalah surat resmi untuk keperluan kegiatan usaha dengan menawarkan produk dari produsen ke pelaku usaha lainnya. Secara garis besar, surat penawaran barang memuat penjelasan mengenai barang yang sedang ditawarkan beserta rincian harga, spesifikasi, promo, dan semacamnya.
Biasanya, surat ini dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon konsumen. Dengan adanya surat ini, akan membuat kegiatan promosi semakin mudah.
Fungsi Surat Penawaran Barang
- Mengenalkan suatu produk kepada calon pembeli yang potensial.
- Sebagai sarana promosi untuk menarik minat beli calon pelanggan terhadap produk yang dijual.
- Meningkatkan brand awareness ke pihak luar.
- Meningkatkan pemasaran barang yang ingin dijual.
- Meningkatkan profesionalitas bisnis Anda.
- Sebagai alat untuk menjalin kerja sama dengan pihak lain.
- Membantu memperluas jaringan bisnis.
- Menjaga relasi bisnis dan pelanggan Anda.
Manfaat Surat Penawaran Barang
Melansir Lancar, ada beberapa manfaat yang bisa didapat perusahaan dengan membuat surat penawaran produk, di antaranya:
- Membandingkan antara perkiraan dengan hasil nyata.
- Menjadi alat untuk mengembangkan hingga menguji strategi pemasaran dan hasil yang diharapkan dari sudut pandang pihak lain.
- Menjadi alat komunikasi perusahaan untuk memaparkan dan meyakinkan ide kepada pihak lain secara menyeluruh.
- Membantu perusahaan untuk berpikir kritis dan objektif terhadap bidang industri yang ditekuni.
- Membantu mengidentifikasi adanya risiko disaat penting sehingga memudahkan dalam mengambil tindakan antisipasi.
- Memberikan informasi tentang potensi pasar dan perkiraan pasar yang mungkin akan dicapai.
- Memberikan potensi finansial yang jelas.
- Memiliki dokumen ringkas tentang informasi penting untuk evaluasi finansial bisnis.
- Memberikan gambaran tentang kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajibannya.
Ciri Surat Penawaran Barang
Seperti yang telah dijelaskan di atas, surat penawaran memiliki tujuan yang spesifik yakni meningkatkan minat calon pembeli terhadap barang atau jasa yang ditawarkan. Oleh karena itu, surat penawaran berbeda dengan surat-surat lainnya. Ada beberapa ciri khusus surat penawaran yang membedakan dengan surat lain:
- Dibuat dalam format formal.
- Berisi kalimat persuasif.
- Berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang dijual serta detail harga yang ditawarkan.
Baca juga: RAB adalah Dokumen Penting Sebelum Memulai Bisnis, Simak di Sini!
Komponen yang Harus Ada dalam Surat Penawaran Barang
Supaya surat penawaran barang mampu meyakinkan pembeli, berikut beberapa komponen yang harus Anda perhatikan:
1. Profil singkat perusahaan
Cantumkan profil singkat bisnis atau perusahaan Anda pada surat penawaran barang untuk memudahkan calon pelanggan mengetahui jenis perusahaan yang Anda jalankan. Biasanya, profil singkat yang bisa dicantumkan pada surat penawaran adalah nama, alamat, kontak, dan bidang usaha Anda.
2. Informasi produk
Selanjutnya, jelaskan mengenai produk Anda. Penjelasan produk bisa dari informasi sederhana, seperti nama hingga informasi yang mampu menjual, seperti kelebihan, spesifikasi, dan manfaatnya.
3. Informasi harga
Anda juga wajib menuliskan rincian harga produk yang ditawarkan. Pencantuman rincian harga bisa menjadi bahan pertimbangan pelanggan, misalnya kesesuaian harga dengan manfaat yang ditawarkan. Hal ini dikarenakan pada dasarnya semua pelanggan pasti ingin mendapat harga terbaik.
4. Metode pembayaran
Faktanya, ada calon pembeli yang tak ingin membayar penuh di awal. Oleh karena itu, mudahkanlah para calon pelanggan dalam melakukan pembayaran. Sebaiknya berikan beberapa metode pembayaran, seperti uang muka (DP), pembayaran di tempat (COD), pembayaran tunai, hingga pembayaran melalui transfer bank.
5. Lampiran detail produk
Ketika membuat surat penawaran barang, lampirkan informasi yang berisi detail produk yang Anda tawarkan. Lampiran ini merupakan trik jitu untuk menarik perhatian pelanggan pada produk yang ditawarkan. Jadi, pastikan isi lampiran tersebut lengkap, jelas, dan menarik.
6. Penawaran promo atau diskon
Terakhir, Anda juga bisa memberikan promo atau diskon khusus. Terutama, bila calon pelanggan tersebut berencana membeli produk dalam jumlah besar. Promo atau diskon sudah pasti akan membuat pelanggan merasa senang dan tertarik untuk melakukan pembelian.
Selain itu, Anda juga bisa menjelaskan keuntungan-keuntungan yang diperoleh ketika pelanggan membeli produk Anda. Beberapa contohnya, seperti tawarkan gratis ongkos kirim, garansi bonus item, servis gratis, dan lainnya.
Cara Membuat Surat Penawaran Barang
1. Kop Surat
Kop surat harus dilengkapi dengan informasi tentang perusahaan yang memberi penawaran, di antaranya:
- nama perusahaan,
- logo perusahaan,
- alamat perusahaan,
- kontak perusahaan (telepon, e-mail).
2. Kepala Surat
Pada bagian kepala surat, cantumkan hal-hal berikut:
- tanggal pembuatan surat,
- nomor surat,
- lampiran,
- perihal,
- alamat tujuan pengiriman surat.
3. Kata Pembuka
Kalimat pembuka pada surat penawaran barang, seperti “Dengan hormat,” lalu dilanjutkan dengan uraian singkat tentang alasan hingga tujuan pengiriman surat penawaran tersebut.
4. Isi Surat
Surat penawaran berisi tentang detail produk dan harga yang ditawarkan kepada calon konsumen.
Bagian isi surat menjelaskan secara detail tentang produk dan harga yang ditawarkan kepada konsumen. Informasi yang disampaikan pada bagian isi pokok surat akan menjadi lebih jelas karena ada beberapa keterangan tambahan, seperti dokumen katalog, brosur, surat-surat resmi, dan lain sebagainya.
5. Penutup Surat
Bagian penutup surat berisi imbauan atau harapan kepada calon konsumen agar berkenan menjalin kerja sama dengan pihak pemberi penawaran.
Baca juga: Optimalkan Potensi Bisnis dengan Contoh Surat Penawaran yang Menarik
Contoh Surat Penawaran Barang
1. Surat Penawaran Barang Properti
Yth.
Direktur Utama/Direktur/Manajer/Kepala Bagian & Karyawan
Perusahaan/Lembaga/Dinas
di tempat.
Dengan hormat,
Pemenuhan kebutuhan rumah bagi setiap individu adalah kebutuhan primer. Kepemilikan rumah bukan hanya untuk kebutuhan tempat tinggal namun juga bisa dimanfaatkan sebagai investasi untuk masa depan. Kami mengucapkan terima kasih karena Bapak/Ibu telah berkenan memberikan kesempatan untuk memperkenalkan produk unggulan kami. PT Citra Kencana Property member CitraLand Group merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang properti di Malang. Bersama ini kami mengajukan penawaran produk sebagai berikut:
Citra Garden Residence — Batu, Malang
Luas bangunan: 100 m², 200 m², 300 m²
Luas tanah: 150 m², 250 m², 350 m²
Sertifikat: SHM
Spesifikasi bangunan: terlampir
Total unit: 8 unit
Ketersediaan unit: 4 unit
Lokasi: Jalan Arumdalu No. 140, Batu, Malang
Fasilitas dan akses :
- Rumah Sakit: RS Griya Husada
- Sekolah: SMPN 8 Malang, SMAN 8 Malang
- Kampus: Universitas Cipta Unggul
- Mall: Batu Indah Mall
- Minimarket: Diamond Mart
- ATM: Bank Arta Lancar
Harga :
- Tulip: Rp3.199.000.000,00
- Anggrek: Rp5.699.000.000,00
- Mawar: Rp7.499.000.000,00
Sistem pembayaran:
- Cash keras
- Cash bertahap
- KPR Bank
Citra Garden Residence adalah perumahan eksklusif pertama di Denpasar yang memiliki view terbaik di wilayah Malang. Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang produk yang kami tawarkan, mohon menghubungi nomor telepon 021-745547457 atau 081745547457.
Hormat kami,
PT Citra Kencana Property
Wisnu Budiyanto
Marketing Manager
2. Surat Penawaran Barang Kantor
Lancar Sentosa
Perusahaan Penyedia Peralatan Kantor
Ruko Pojok No. 4A, Bandung
17 Mei 2023
Nomor : 19/LS/VI/2023
Hal : Penawaran Barang Peralatan Kantor
Lampiran : 1 (satu) lembar
Yth.
Tim Marketing PT Lancar Sentosa
di Tempat
Dengan hormat,
PT Lancar Sentosa merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penyedia peralatan kantor. PT Lancar Sentosa merupakan perusahaan logistik yang berencana membuka cabang di Bandung.
Bersama surat ini, kami ingin menawarkan produk berupa meja, kursi, serta komputer untuk mendukung operasional perusahaan Bapak/Ibu. Berikut kami lampirkan brosur yang berisi daftar produk serta detail harga.
Semua harga tertera masih dapat didiskusikan sesuai keperluan perusahaan Bapak/Ibu. Kami menyediakan gratis layanan antar ke tempat pemesanan.
Jika perusahaan Bapak/Ibu tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang produk yang kami tawarkan, hubungi kami di nomor 081070204070 melalui WhatsApp ataupun telepon. Kami berharap dapat menjalin kerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Lancar Sentosa
Cathrine Kartika
Sales Development
3. Surat Penawaran Jasa Konsultan
Mandiri Advokat
Jasa Konsultasi Hukum Bisnis
Jl. Agus Salim, Ruko Permata Indah, Semarang
21 Agustus 2023
Nomor : 123/ MA/VIII/2023
Lampiran : 1 (satu) berkas
Yth.
Tim Procurement PT. Adhi Luhur
di tempat.
Dengan hormat,
PT. Mandiri Advokat merupakan penyedia jasa konsultasi hukum bisnis. Kami mendapatkan informasi dari LinkedIn bahwa perusahaan Bapak/Ibu sedang mencari jasa konsultasi hukum yang dapat membantu dalam sengketa bisnis. Melalui surat ini, kami ingin menawarkan jasa konsultasi hukum bisnis. Kami merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi hukum dan telah melayani ribuan klien dengan berbagai macam masalah.
Bersama surat ini, kami ingin menawarkan jasa konsultasi kami yang didukung oleh proposal yang telah kami lampirkan lengkap dengan detail harga. Semua harga tertera masih dapat didiskusikan sesuai keperluan perusahaan Bapak/Ibu.
Jika perusahaan Bapak/Ibu tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang jasa yang kami tawarkan, dan ingin mengajukan pertanyaan, mohon hubungi kami di nomor 08953419644 melalui WhatsApp atau telepon. Kami berharap dapat menjalin kerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Mandiri Advokat
Martha Regina
Owner
4. Surat Penawaran Jasa Event Organizer
Flourent Makmur Bersama
Jasa Event Organizer
Jl. Flores, Perumahan Alana Residence, Kota Jakarta Barat, DKI Jakarta
12 September 2023
Nomor : 41/FMB/IX/2023
Perihal : Penawaran Jasa Event Organizer
Lampiran : 11 (sebelas) lembar brosur
Yth.
Ibu Rosita Dewi
di tempat.
Dengan hormat,
Kami dari Flourent Event Organizer, penyedia jasa event organizer untuk beberapa kebutuhan seperti ulang tahun, wedding, khitan, dan product launching. Bersama surat ini, kami ingin menawarkan jasa event organizer. Berikut kami lampirkan brosur lengkap dengan harga dan paket yang ditawarkan. Harga yang tertera masih bisa didiskusikan sesuai dengan kebutuhan yang Ibu butuhkan.
Jika Ibu tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang jasa yang kami tawarkan, dan ingin mengajukan pertanyaan, mohon hubungi kami di nomor 087624069819 melalui WhatsApp atau telepon.
Atas perhatian dan kerja sama Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Flourent Mulia
Flo Novita
Sales
5. Contoh surat penawaran barang mesin fotokopi
6. Contoh surat penawaran barang bangunan
7. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik
Demikian pembahasan tentang surat penawaran barang. Sekarang, Anda tak perlu kebingungan lagi saat membuat surat penawaran. Gunakan referensi dari artikel ini dan sesuaikan saja dengan kebutuhan Anda.
Berbicara mengenai kebutuhan, Appsensi hadir untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan platform absensi online berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, dan penarikan laporan secara real-time.
Dilengkapi juga dengan fitur Mobile Attendance atau Absensi Online yang dirancang khusus untuk merekam, menyimpan, dan sekaligus mengelola data kehadiran karyawan, baik yang berada di kantor atau pun di luar kantor.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi? jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
